# Sähköpostiviestit ja yritysilme

Kirjapron asiakasviestit on suunniteltu näyttämään siltä, että ne tulevat sinun yritykseltäsi. Vastaanottaja näkee heti lähettäjän, asian, tärkeimmät tiedot ja seuraavan toiminnon ilman, että hänen täytyy tuntea Kirjaprota ennestään.

## Mitä vastaanottaja näkee

[Osio nimeltä “Mitä vastaanottaja näkee”](#mitä-vastaanottaja-näkee)

Laskuissa, maksumuistutuksissa, tarjouksissa ja sopimuksissa:

- lähettäjän nimenä näkyy Yrityksesi nimi

- viestin yläosassa näkyy yrityksesi nimi ja mahdollinen logo

- painikkeet käyttävät laskupohjan turvallista pääväriä

- vastaukset ohjataan yrityksesi omaan sähköpostiosoitteeseen

- viestin alatunniste kertoo selkeästi, että toimitus on tehty turvallisesti Kirjapro-palvelussa

Jos logoa ei ole asetettu tai sen näyttäminen on pois käytöstä, viesti käyttää siistiä alkukirjaintunnusta. Asiakasviesti ei jää tämän vuoksi tyhjäksi tai rikkinäiseksi.

Logo viestissä ja lähettäjäavatar ovat eri asioita

Yrityksesi logo näkyy sähköpostiviestin sisällössä . Gmailin, Outlookin tai Apple Mailin viestilistalla näkyvä lähettäjäavatar kuuluu sen sijaan Kirjapron varmennetulle lähettäjäverkkotunnukselle, eikä se vaihdu asiakasyrityksen logoksi.

## Määritä yrityksesi ilme

[Osio nimeltä “Määritä yrityksesi ilme”](#määritä-yrityksesi-ilme)

- Lisää vastausosoite Siirry Asetukset → Yrityksen tiedot ja tallenna yrityksesi sähköpostiosoite. Kun vastaanottaja vastaa lasku-, tarjous- tai sopimusviestiin, vastaus ohjataan tähän osoitteeseen.

- Avaa laskupohja Siirry Asetukset → Laskupohja .

- Lisää logo Avaa Logo , ota Näytä logo käyttöön ja lataa yrityksesi logo.

- Valitse värit Määritä vähintään pääväri. Kirjapro tarkistaa sähköpostipainikkeen kontrastin ja käyttää tarvittaessa selkeämpää varaväriä, jotta teksti pysyy luettavana.

- Tallenna ja tarkista Tarkista laskupohjan esikatselu ja tallenna muutokset ennen asiakirjan lähettämistä.

Sama oletuslaskupohja antaa ilmeen laskuille, maksumuistutuksille, tarjouksille ja sopimuksille. Tarjouksen tai sopimuksen lähetyshetken ilme tallennetaan osaksi muuttumatonta asiakirjaversiota. Myöhemmin tehty logon tai värien muutos ei siis muuta jo lähetettyä versiota tai sen todisteita.

## Kirjapron lähetysosoitteet

[Osio nimeltä “Kirjapron lähetysosoitteet”](#kirjapron-lähetysosoitteet)

Kirjapro käyttää viestin tarkoituksen mukaan omaa varmennettua lähetysosoitetta:

Viestin tyyppi Lähetysosoite Tarjoukset ja sopimukset asiakirjat@kirjapro.fi Laskut ja maksumuistutukset laskut@kirjapro.fi Tietosuoja- ja tietoturvaviestit tietosuoja@kirjapro.fi Palveluilmoitukset ilmoitukset@kirjapro.fi Uutiset ja muut tilattavat viestit uutiset@kirjapro.fi

Nämä ovat Kirjapron hallinnoimia lähetysidentiteettejä. Tietosuojaosoite kattaa toistaiseksi sekä tietosuoja- että tietoturva-asiat. Vastaanottajan viestilistalla lähettäjän näyttönimenä näkyy yrityksesi nimi, mutta viestin tiedoista voi tarkistaa Kirjapron varmennetun lähetysosoitteen. Sinun ei tarvitse perustaa osoitteita varten sähköpostilaatikoita, Proton-osoitteita tai omaa Resend-tiliä. Asiakasviestien vastausosoitteena käytetään yrityksesi asetuksiin tallentamaa sähköpostia.

Vinkki

Lisää yrityksesi sähköpostiosoite asetuksiin ennen ensimmäistä lähetystä. Näin asiakkaan Vastaa -toiminto avaa oikean osoitteen eikä hänen tarvitse etsiä yhteystietoja erikseen.

## Toiminta eri sähköpostiohjelmissa

[Osio nimeltä “Toiminta eri sähköpostiohjelmissa”](#toiminta-eri-sähköpostiohjelmissa)

Viestipohjat on rakennettu sähköpostiohjelmien rajoitteet huomioiden:

- sisältö mukautuu puhelimen ja työpöydän leveyteen

- vaalea ja tumma tila on huomioitu

- toimintopainikkeille on erillinen Outlook-yhteensopiva toteutus

- pitkille henkilökohtaisille linkeille näytetään kopioitava varalinkki

- tärkeimmät tiedot näkyvät myös silloin, kun vastaanottaja estää ulkoiset kuvat

- lasku toimitetaan lisäksi PDF-liitteenä

Sähköpostiohjelmat voivat silti muuttaa värejä, fontteja tai kuvien näyttämistä omien asetustensa mukaan. Viestin rakenne, tekstit ja päätoiminto säilyvät käyttökelpoisina myös näissä tilanteissa.

## Viestit, jotka ohjaavat toimintaan

[Osio nimeltä “Viestit, jotka ohjaavat toimintaan”](#viestit-jotka-ohjaavat-toimintaan)

Jokaisella viestillä on yksi selkeä päätavoite:

Viesti Päätoiminto Lasku Avaa PDF tai maksa lähetyksessä valitulla korttimaksulinkillä Eräpäivämuistutus Tarkista eräpäivä ja avoin summa Maksumuistutus Maksa avoin summa tai ota yhteyttä Tarjous tai sopimus Avaa henkilökohtainen asiakirjalinkki Päätösilmoitus Tarkista hyväksyntä tai hylkäys Kirjaprossa

Tarjouksen ja sopimuksen vastaanottaja ei tarvitse Kirjapro-tunnusta. Hän avaa henkilökohtaisen linkin selaimessa, tarkistaa asiakirjan ja tekee päätöksen suojatulla päätössivulla. Päätös ei synny pelkästä sähköpostin avaamisesta tai linkin klikkauksesta.

## Toimitustila ja luotettavuus

[Osio nimeltä “Toimitustila ja luotettavuus”](#toimitustila-ja-luotettavuus)

Kirjapro erottaa sähköpostin toimitustilan asiakirjan katselusta ja hyväksynnästä. Sähköpostin avaus- tai klikkaustieto ei koskaan yksin muuta tarjousta katsotuksi tai hyväksytyksi.

Jos osoite on estolistalla, vastaanottajakohtainen lähetysraja täyttyy tai viestipalvelu hylkää lähetyksen, Kirjapro ei esitä viestiä onnistuneesti lähetettynä. Tarjousten ja sopimusten osittainen lähetys näytetään erikseen, jotta voit korjata epäonnistuneen vastaanottajan ilman, että onnistuneet toimitukset katoavat.

## Seuraavaksi

[Osio nimeltä “Seuraavaksi”](#seuraavaksi)

- [Tarjoukset ja sopimukset](https://kirjapro.fi/docs/laskutus/tarjoukset/): asiakirjaversiot, päätöslinkit ja todisteet

- [Laskun luonti](https://kirjapro.fi/docs/laskutus/luonti/): laskun lähettäminen sähköpostilla

- [Maksumuistutukset](https://kirjapro.fi/docs/laskutus/maksumuistutukset/): ajastus, sävy ja avoin summa

- [Korttimaksulinkit](https://kirjapro.fi/docs/integrations/payment-links/): lisää laskuviestiin suora maksupainike

Viimeksi päivitetty: 2.10.2026

[Edellinen Tarjoukset ja sopimukset](https://kirjapro.fi/docs/laskutus/tarjoukset/)[Seuraava Verkkolaskutus](https://kirjapro.fi/docs/laskutus/verkkolasku/)