Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Genezon Oy
Y-tunnus: 3282669-1
Sähköposti: tietosuoja@kirjapro.fi

Kirjapro on Genezon Oy:n tarjoama pilvipalvelu kirjanpitoon, laskutukseen ja taloushallintoon. Olemme rekisterinpitäjä käyttäjätietojen osalta ja henkilötietojen käsittelijä asiakkaidemme kirjanpitoaineiston osalta.

2. Miksi käsittelemme tietoja

Käsittelemme henkilötietoja alla kuvattuihin tarkoituksiin. Oikeusperusteet viittaavat GDPR:n artiklaan 6.

Lähetämme tilisi sähköpostiin palvelu- ja markkinointiviestintää, kuten viikoittaisen Viikkokatsaus-yhteenvedon taloudestasi ja tuoteuutisia. Perusteena on oikeutettu etu (6.1.f) ja olemassa olevaan asiakassuhteeseen perustuva suoramarkkinointi. Voit perua nämä viestit milloin tahansa asetuksista tai jokaisen viestin alaosan linkistä. Peruminen ei vaikuta palvelun käyttöön.

3. Kerättävät henkilötiedot

3.1 Käyttäjän antamat tiedot

• Tilin tiedot: sähköpostiosoite, salasana (tallennetaan salattuna), nimi
• Yritystiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, osoite, puhelinnumero, pankkitiedot
• Kirjanpitotiedot: tilikartta, tositteet, kirjaukset, laskut
• Asiakastiedot: laskutusasiakkaiden nimet, osoitteet, Y-tunnukset, sähköpostiosoitteet
• Tarjousten ja sopimusten vastaanottajat: nimi, sähköpostiosoite, rooli, hyväksymisjärjestys, kirjoitettu nimi, suostumus ja päätös
• Yhteydenotot: nimi, sähköpostiosoite, yritys, viesti sekä lomakkeen lähde- ja kampanjatiedot, jos ne ovat mukana linkissä

3.2 Automaattisesti kerättävät tiedot

• Tekniset tiedot: IP-osoite, selaintyyppi, käyttöjärjestelmä
• Käyttöloki: kirjautumisajankohdat ja toimintojen aikaleimat tietoturvatarkoituksiin
• Sähköisen päätöksen todisteet: katselu- ja päätösajat, IP-osoite, selain-/laitetiedot, asiakirjaversio ja sen tekninen sormenjälki sekä sähköpostin toimitustunnisteet
• Yhteydenottolomakkeen tekniset tiedot: lomakkeen lähetysaika, sivupolku ja selaimen välittämä viittaava sivu; väärinkäytösten rajoittamiseen käytetty IP-tunniste on tiivistetty
• MCP-palvelimen tekniset käyttötiedot: käytetyn työkalun nimi, palvelin- ja asiakasohjelmaversio, ydin- tai täysi työkalupinta, ajankohta, kesto, onnistumis- tai virheluokka, pyynnön ja vastauksen koko, eräkoko, esikatselutieto, idempotenssin tekninen tila sekä yrityksen ja API-avaimen sisäiset tunnisteet. Emme kerää MCP-mittaukseen työkalun argumentteja tai tuloksia, kehotteita emmekä kirjanpitoaineiston tunnisteita, nimiä tai rahamääriä. Mittaus on oletuksena käytössä paikallisessa MCP-palvelimessa. Sen voi poistaa käytöstä asettamalla KIRJAPRO_TELEMETRY=false MCP-palvelimen asetuksiin.
• Sivuston mittaustiedot: suostumuksella kerättävät käyttö- ja suorituskykymittarit sivuston kehittämistä varten

3.3 Kolmansilta osapuolilta saatavat tiedot

• Pankkitiedot: tilitapahtumat, saldot ja tilinumero, vain erikseen antamallasi suostumuksella
• Maksutiedot: tilaustila ja laskutushistoria, korttitiedot eivät kulje Kirjapron kautta

4. Tietojen säilytys ja säilytysajat

4.1 Säilytyspaikka

Palvelun ensisijainen tietokanta ja asiakirjatallennus sijaitsevat EU:ssa (Tukholma, Ruotsi). Palvelun tuottamiseen liittyy myös kansainvälistä henkilötietojen käsittelyä. Sähköpostien lähetyspalvelu käsittelee ja säilyttää Yhdysvalloissa viestien sisältöä, vastaanottaja- ja lähettäjätietoja, liitteitä sekä toimitus- ja tapahtumatietoja. Sähköpostin lähetysalue ei määrää näiden tietojen säilytyspaikkaa.

EU:n ja ETA:n ulkopuoliset siirrot perustuvat soveltuvaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätökseen tai muihin tietosuoja-asetuksen mukaisiin suojatoimiin, kuten vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaviin täydentäviin toimiin. Lisätietoja sovellettavista siirtoperusteista ja kopion suojatoimista saat osoitteesta tietosuoja@kirjapro.fi.

4.2 Säilytysajat

Kirjanpidot ja tilinpäätös säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muu kirjanpitoaineisto säilytetään vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi. Tämä velvoite on kirjanpitovelvollisella eli yrityksellä itsellään. Kirjapro tarjoaa alustan aineiston hallintaan, mutta emme ole velvollisia säilyttämään aineistoa tilin poistamisen jälkeen.

Asiakkaamme toimii rekisterinpitäjänä niiden henkilöiden tiedoille, joille asiakas lähettää tarjouksia tai sopimuksia Kirjapron kautta. Genezon Oy käsittelee näitä vastaanottaja- ja päätöstietoja asiakkaan lukuun palvelun tuottamiseksi. Asiakas vastaa vastaanottajien informoinnista ja soveltuvasta käsittelyperusteesta.

5. Tilin poistaminen ja tietojen vienti

Voit ladata tilitietosi ja omistamiesi yritysten aineiston sovelluksen asetuksista. Vienti sisältää lueteltujen tietokantarivien lisäksi viitatut alkuperäistiedostot ja vientiluettelon. Selainviennin kokoraja on 256 Mt; laajempi vienti sovitaan tuen kanssa. Tarkista arkiston avautuminen ja täydennä se muualla säilytetyllä kirjanpitoaineistolla ennen tilin poistamista. Kun poistat tilisi:

• Tilin ja siihen liittyvän aineiston poisto käynnistyy vahvistuksestasi. Mahdolliset epäonnistuneet poistot käsitellään loppuun erikseen.
• Varmuuskopioissa olevat tiedot poistuvat niiden säilytyskierron mukaisesti. Palveluntarjoajilla oleviin viesti- ja lokitietoihin sovelletaan niiden säilytysaikoja.
• Poiston käsittelyyn tarvittavat tunnisteet poistetaan jatkotoimien valmistuttua. Valmistumiskuittaus säilytetään 30 päivää.
• Poistoa ei voi peruuttaa

Vie kirjanpitoaineistosi ennen tilin poistamista. Sinulla voi olla lakisääteinen velvoite säilyttää se kohdassa 4 kuvattujen määräaikojen ajan.

6. Tietojen vastaanottajat

Emme myy henkilötietoja tai luovuta niitä muiden omaan markkinointiin. Käytämme palvelun tuottamiseen seuraavia vastaanottajaryhmiä:

• Tietokannan, tunnistautumisen, tiedostotallennuksen ja verkkopalvelun ylläpitopalvelut
• Virheiden, tietoturvan ja palvelun toimivuuden seurantapalvelut
• Sähköpostien lähetys- ja toimituspalvelut
• Maksamisen, pankkiyhteyksien ja verkkolaskutuksen palvelut
• Tekoälyavustajan ja asiakirjojen tekstintunnistuksen palvelut
• Sivuston käyttö- ja suorituskykymittauksen palvelut suostumuksellasi

Palveluntarjoajat saavat tehtävänsä edellyttämät tiedot. Asiakkaan lukuun henkilötietoja käsittelevistä palveluntarjoajista annetaan erilliset tiedotkäsittelysopimuksen yhteydessä; ajantasainen luettelo on asiakkaiden saatavilla sovelluksen tietosuoja-asetuksissa. Ennen asiakkuutta voit pyytää luettelon osoitteesta tietosuoja@kirjapro.fi. Alikäsittelijöiden muutoksista ilmoitetaan asiakkaille etukäteen sopimuksen mukaisesti. Tietoja voidaan luovuttaa myös viranomaiselle lain edellyttäessä tai erikseen antamasi suostumuksen perusteella.

7. Pankkiyhteys

Kirjapro tarjoaa pankkiyhteyden tilitapahtumien noutoon ja saldojen tarkistukseen. Yhteyden tarjoaa Enable Banking Oy, Finanssivalvonnan rekisteröimä tilitietopalveluntarjoaja.

• Suostumus: Pankkiyhteys edellyttää suostumustasi. Yhdistät pankkisi itse pankin omalla vahvalla tunnistautumisella.
• Tiedot: Noudamme vain tilitapahtumat ja saldot. Emme pääse salasanoihisi tai voi tehdä maksuja puolestasi.
• Voimassaolo: Suostumus on voimassa enintään 90 päivää kerrallaan. Voit peruuttaa yhteyden milloin tahansa asetuksista.
• Tietojen minimointi: Noudamme vain kirjanpitoon tarvittavat tiedot: päivämäärä, summa, viite ja maksaja tai saaja.

8. Evästeet

Emme käytä seuranta-, mainos- tai profilointievästeitä. Istunnonhallinta toimii selaimen paikallisen tallennustilan avulla, ei evästeiden.

8.1 Sivuston mittaus

Käytämme suostumuksellasi Vercel Web Analyticsia ja Speed Insightsia sivuston käyttötilastojen ja suorituskyvyn, kuten Core Web Vitals -mittareiden, seurantaan. Mittausta käytetään palvelun kehittämiseen, ei mainosprofilointiin, emmekä käynnistä sitä ilman hyväksyntääsi.

Mittausvalintasi tallennetaan selaimen paikalliseen tallennustilaan. Voit peruuttaa tai antaa suostumuksen uudelleen milloin tahansa:

9. Oikeutesi

Sinulla on tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat oikeudet:

Ota yhteyttä osoitteeseen tietosuoja@kirjapro.fi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, yleensä kuukauden kuluessa. Jos asetuksen mukainen lisäaika on tarpeen, ilmoitamme siitä ja syystä kuukauden sisällä. Pyyntö on lähtökohtaisesti maksuton. Voit pyytää myös tiedot henkilötietojesi tosiasiallisista vastaanottajista.

10. Automaattinen päätöksenteko

Emme tee automaattisia päätöksiä, joilla olisi oikeudellisia tai vastaavia vaikutuksia sinuun.

Palvelu ehdottaa esimerkiksi pankkitapahtumien kohdistuksia kirjauksiin, mutta käyttäjä hyväksyy tai hylkää ehdotukset aina itse.

11. Tietoturva

Kaikki liikenne on salattua, tietokanta on salattu levossa ja jokainen käyttäjä näkee vain oman yrityksensä tiedot. Salasanoja ei tallenneta selkokielisinä.

Lisätietoja: kirjapro.fi/turvallisuus.

12. Tietoturvaloukkaukset

Ilmoitamme henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta valvontaviranomaiselle mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa sen havaitsemisesta, ellei siitä todennäköisesti aiheudu riskiä henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Jos riski on korkea, ilmoitamme myös asianomaisille ilman aiheetonta viivytystä. Asiakkaan lukuun käsiteltyjen tietojen loukkauksesta ilmoitamme asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.

13. Muutokset

Voimme päivittää tätä selostetta. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme sähköpostitse etukäteen. Ajantasainen versio on aina saatavilla tällä sivulla.

14. Valvontaviranomainen

Jos koet, että tietojasi on käsitelty väärin, voit tehdä valituksen:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Puhelin: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi
Verkkosivu: tietosuoja.fi

15. Yhteydenotot

Voit ottaa meihin yhteyttä sivun yhteydenottolomakkeella tai sähköpostitse. Lomakkeella lähetetty viesti tallennetaan yhteydenottojen käsittelyä varten ja välitetään Kirjapron myynti- ja palvelutiimille. Tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä:tietosuoja@kirjapro.fi