Henkilötietojen käsittelyehdot

Päivitetty 6.9.2026

1. Osapuolet ja toimeksianto

Nämä ehdot täydentävät Kirjapron käyttöehtoja, kun Genezon Oy (3282669-1) käsittelee asiakkaan aineistossa olevia henkilötietoja asiakkaan lukuun. Asiakas toimii rekisterinpitäjänä tai oman asiakkaansa valtuuttamana henkilötietojen käsittelijänä. Jälkimmäisessä tapauksessa asiakas huolehtii tarvittavasta valtuutuksesta käyttää Kirjaprota alikäsittelijänä. Genezon Oy:n omana rekisterinpitäjänä tekemä käsittely kuvataantietosuojaselosteessa.

2. Käsittelyn kohde ja kesto

Toimeksianto kattaa asiakkaan käyttöön ottamien kirjanpidon, laskutuksen, pankkiyhteyksien, asiakirjojen, tekoälyavustajan ja viestinnän toimintojen edellyttämän tietojen tallentamisen, järjestämisen, laskennan, haun, välittämisen, viennin ja poistamisen. Käsittely jatkuu palvelusopimuksen ajan ja sen jälkeen sovitun palauttamisen tai poistamisen toteuttamiseksi.

Tiedot voivat koskea asiakkaan yrittäjiä, työntekijöitä, asiakkaita, toimittajia, yhteyshenkilöitä ja maksujen osapuolia. Tietoryhmiä ovat nimi- ja yhteystiedot, tarvittavat henkilö- ja yritystunnisteet, maksu- ja tilitiedot, laskut, tositteet, sopimukset, keskustelut sekä käsittelyn tapahtumatiedot. Asiakas määrittää tallentamansa sisällön ja huolehtii käsittelyn oikeusperusteesta, informoinnista ja tietojen tarpeellisuudesta. Erityisiä henkilötietoryhmiä tai rikostietoja ei tule sisällyttää aineistoon ilman erikseen sovittua käsittelyä ja asianmukaista oikeusperustetta.

3. Ohjeet ja salassapito

Käsittelemme tietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, myös kansainvälisissä siirroissa. Ohjeita ovat sopimus, asiakkaan palvelussa tekemät valinnat ja erikseen kirjallisesti sovitut ohjeet. Ilmoitamme, jos ohje käsityksemme mukaan rikkoo tietosuojasääntelyä. Jos laki velvoittaa muuhun käsittelyyn, ilmoitamme velvoitteesta ennen käsittelyä, ellei laki kiellä ilmoittamista. Tietoja käsitteleviä henkilöitä sitoo salassapito, ja käyttöoikeudet rajataan työtehtävän edellyttämiin.

4. Tietoturva ja avustaminen

Toteutamme riskiä vastaavat tekniset ja organisatoriset suojatoimet: yrityskohtaiset käyttöoikeudet, salatut verkkoyhteydet ja tallennuksen, käyttöoikeuksien hallinnan, lokituksen, haavoittuvuuksien käsittelyn sekä palvelun jatkuvuuden ja palautumisen menettelyt. Suojatoimia arvioidaan säännöllisesti. Tarkempi kuvaus ja niiden toteutusta koskevat tiedot ovat asiakkaan saatavilla tietosuojayhteyden kautta.

Avustamme asiakasta rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisessa sekä tietoturvaa, tietoturvaloukkauksia, vaikutustenarviointia ja ennakkokuulemista koskevissa velvollisuuksissa käsittelyn luonne ja käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen. Välitämme asiakkaan aineistoa koskevan rekisteröidyn pyynnön asiakkaalle emmekä ratkaise sitä itsenäisesti ilman valtuutusta.

5. Tietoturvaloukkaukset

Ilmoitamme asiakkaan aineistoa koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilman aiheetonta viivytystä saatuamme sen tietoomme. Toimitamme saatavilla olevat tiedot tapahtuman luonteesta, vaikutuksista, tietoryhmistä, määristä, korjaustoimista ja yhteyshenkilöstä. Tietoja voidaan täydentää vaiheittain. Asiakas arvioi omat viranomais- ja asiakasilmoituksensa.

6. Alikäsittelijät ja kansainväliset siirrot

Asiakas antaa yleisen kirjallisen valtuutuksen käyttää sopimuksen yhteydessä ilmoitettuja alikäsittelijöitä. Ajantasaiset nimet, tehtävät ja käsittelyalueet ovat asiakkaan saatavilla sovelluksen tietosuoja-asetuksissa ja ennen sopimusta pyynnöstä. Ilmoitamme suoraan käyttämämme alikäsittelijän lisäämisestä tai vaihtamisesta vähintään 30 päivää etukäteen. Palveluntarjoajan oman alikäsittelijäketjun muutoksesta ilmoitamme ilman aiheetonta viivytystä tiedon saatuamme ja ennen muutoksen toteutumista. Ilmoituksessa kerrotaan muutos, sen voimaantulo ja vastalauseen määräaika. Asiakkaalle varataan tosiasiallinen mahdollisuus esittää perusteltu tietosuojaan liittyvä vastalause ennen muutosta. Selvitämme soveltuvan vaihtoehdon; ellei ratkaisua löydy, asiakas voi päättää kyseisen toiminnon käytön ennen muutosta ja viedä aineistonsa.

Alikäsittelijöitä sitovat soveltuvat vastaavat tietosuojavelvoitteet. Vastaamme niiden toiminnasta asiakkaaseen nähden tämän toimeksiannon laajuudessa. EU:n ja ETA:n ulkopuoliset siirrot perustuvat soveltuvaan tietosuoja-asetuksen V luvun mukaiseen siirtoperusteeseen, kuten soveltuvaan Euroopan komission tietosuojan riittävyyspäätökseen tai vakiosopimuslausekkeisiin sekä tarvittaessa siirtoarvioon ja täydentäviin suojatoimiin. Asiakas saa tiedot sovellettavasta perusteesta ja kopion suojatoimista pyynnöstä.

7. Tietojen palauttaminen ja poistaminen

Sopimuksen päättyessä palautamme tai poistamme asiakkaan aineiston asiakkaan valinnan mukaan ja poistamme jäljennökset, ellei laki velvoita säilyttämään tiettyjä tietoja. Palauttaminen toteutetaan palvelun viennillä tai laajan aineiston osalta tuen kanssa sovittavalla viennillä. Asiakkaan tulee tarkistaa arkiston kattavuus ja luettavuus ennen peruuttamatonta poistamista sekä säilyttää lakisääteinen kirjanpitoaineistonsa.

Poiston jatkotoimia seurataan niiden valmistumiseen asti. Varmuuskopioiden tiedot poistuvat sovellettavan kierron mukaisesti, pysyvät suojattuina eivätkä palaudu tavalliseen käyttöön; palautustilanteessa poisto toteutetaan uudelleen. Ilmoitamme asiakkaalle pyynnöstä poiston toteutumisesta ja mahdollisen lakisääteisen säilytyksen perusteesta ja kestosta.

8. Osoittaminen, tarkastukset ja yhteydenotot

Annamme asiakkaalle tämän sopimuksen ja GDPR:n 28 artiklan noudattamisen osoittamiseen tarvittavat tiedot sekä sallimme asiakkaan tai sen valtuuttaman tarkastajan tarkastukset ja avustamme niissä. Käytännön toteutus sovitaan tietoturvaa ja muiden asiakkaiden luottamuksellisia tietoja suojaten; tämä ei rajoita lakisääteistä tarkastusoikeutta.

Tietosuojayhteys: tietosuoja@kirjapro.fi. Ristiriitatilanteessa näitä käsittelyehtoja sovelletaan henkilötietojen käsittelyyn ensisijaisesti yleisiin käyttöehtoihin nähden. Pakottava laki ja sovellettavat vakiosopimuslausekkeet ovat ensisijaisia näihin ehtoihin nähden.