Verkkolaskutus ja OVT-tunnus: yrittäjän opas

Yritysten välinen laskutus on siirtynyt Suomessa vauhdilla sähköiseen aikaan. Kun teet kauppaa toisen yrityksen tai julkishallinnon (kuten kunnan tai valtion viraston) kanssa, törmäät heti pyyntöön: “Voitteko lähettää laskun verkkolaskuna osoitteeseen OVT…”.

Monelle aloittavalle yrittäjälle termit kuten verkkolaskuosoite, OVT-tunnus ja välittäjätunnus voivat tuntua sekavilta. Tässä oppaassa käymme läpi, mitä nämä käsitteet tarkoittavat, miksi pelkkä PDF-sähköposti ei riitä ja miten saat verkkolaskutuksen käyttöön yrityksessäsi.

1. Miksi PDF-sähköposti ei ole verkkolasku?

Yleisin väärinkäsitys on luulla, että sähköpostitse lähetetty PDF-lasku olisi verkkolasku. Se ei kuitenkaan ole sitä:

PDF-lasku on vain digitaalinen kuva paperilaskusta. Vastaanottajan täytyy lukea tiedot silmämääräisesti tai skannata ne, ja summat syötetään käsin tai puoliautomaattisesti kirjanpitoon.
Aito verkkolasku (e-lasku) on suojatussa operaattoriverkossa konekielisenä XML-datana (kuten Finvoice 3.0 tai TEAPPSXML 3.0) siirtyvä lasku. Se siirtyy sekunneissa suoraan myyjän laskutusohjelmasta ostajan taloushallintojärjestelmään ilman käsityötä.

Mitä laki sanoo? (Verkkolaskulaki 241/2019)

Verkkolaskulaki velvoittaa lain soveltamisalaan kuuluvat hankintayksiköt vastaanottamaan ja käsittelemään eurooppalaisen standardin mukaisia sähköisiä laskuja. Se ei ole yleinen kaikkia julkisia vastaanottajia koskeva PDF-laskujen kielto. Valtio edellyttää omissa laskutusohjeissaan verkkolaskua eikä vastaanota sähköpostilaskuja.

Lain piiriin kuuluvalla hankintayksiköllä tai elinkeinonharjoittajalla on oikeus pyytää lain mukainen sähköinen lasku toiselta elinkeinonharjoittajalta. Soveltamisalaan ja 10 000 euron liikevaihtorajaan liittyvät ehdot tarkistetaan molempien osapuolten osalta. Vastaanottajan sopimusehto voi lisäksi edellyttää verkkolaskua.

Lähteet: Valtiokonttorin verkkolaskuohje ja laskun lähettäminen valtiolle.

2. Verkkolaskuosoitteen rakenne: OVT, IBAN ja välittäjätunnus

Kun lähetät verkkolaskun asiakkaallesi, tarvitset asiakkaalta kaksi pakollista tietoa: verkkolaskuosoitteen ja välittäjätunnuksen.

A. Verkkolaskuosoite (yleensä OVT-tunnus)

Verkkolaskuosoite toimii laskutusmaailmassa samalla tavalla kuin sähköpostiosoite tai postinumero. Suomessa yritysten verkkolaskuosoite on yleisimmin OVT-tunnus:

OVT-tunnus muodostetaan kaavalla: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa. Voit testata muunnoksen ja tarkistaa osoitteen suoraan Kirjapron OVT-muuntimella ja verkkolaskuosoitteen tarkistajalla.
Esimerkki: Jos yrityksen Y-tunnus on 0765432-1, OVT-tunnus on muotoa 003707654321.
OVT-tunnuksen perään voidaan tarvittaessa lisätä 1–5 numeron tarkenne, jos yrityksellä on eri osastoja tai toimipisteitä (esim. 00370765432100001).

Huom: Jotkut yritykset käyttävät verkkolaskuosoitteenaan myös IBAN-tilinumeroa (esim. pankkien kautta laskutettaessa).

B. Välittäjätunnus (operaattoritunnus)

Välittäjätunnus kertoo, minkä operaattorin kautta lasku reititetään vastaanottajan järjestelmään. Se vastaa puhelinverkon operaattorikoodia.

Yleisimpiä välittäjätunnuksia Suomessa:

Maventa: 003721291126
Apix Messaging: 003723327487
Pankkiverkko (pankkien BIC-koodit): esim. Nordea NDEAFIHH, Osuuspankki OKOYFIHH, Danske Bank DABAFIHH.

Löydät kaikkien suomalaisten yritysten ja julkishallinnon viralliset verkkolaskuosoitteet ja välittäjätunnukset julkisesta ja maksuttomasta osoitteistosta osoitteesta verkkolaskuosoite.fi.

3. Verkkolaskutuksen hyödyt pienyrittäjälle

Verkkolaskutus ei ole vain suurten yritysten etuoikeus. Pienyrittäjälle ja toiminimelle se tuo merkittäviä etuja:

Nopeampi kassavirta: Verkkolaskut menevät asiakkaalla heti oikeaan kiertoon ja hyväksyntään. Tutkimusten mukaan verkkolaskut maksetaan keskimäärin useita päiviä nopeammin kuin sähköpostin liitteenä lähetetyt laskut.
Laskut eivät huku roskapostiin: Sähköpostilaskut joutuvat usein vastaanottajan roskapostikansioon tai katoavat lomalta palaavan yhteyshenkilön sähköpostitulvaan. Verkkolasku menee suoraan ostajan laskutusreskontraan.
Ammattimainen yrityskuva: B2B-asiakkaat arvostavat sujuvaa laskutusta. Verkkolaskuosoitteen ilmoittaminen tarjouksissa ja laskuissa viestii, että toimintasi on ammattimaista ja järjestelmät ovat ajan tasalla.
Vähemmän näppäilyvirheitä: Kun laskun tiedot siirtyvät suoraan ohjelmasta toiseen, manuaalinen näppäily vähenee. Lähtötietojen oikeellisuus ja vastaanottajan laskutusohjeet pitää silti tarkistaa.

4. Miten saat oman verkkolaskuosoitteen?

Sinun ei tarvitse solmia monimutkaisia ja kalliita erillissopimuksia pankkien kanssa saadaksesi verkkolaskuosoitteen käyttöösi.

Moderni taloushallinto-ohjelmisto avaa yrityksellesi verkkolaskuosoitteen automaattisesti ohjelmistoon integroidun operaattorin (kuten Maventan) kautta. Saat oman OVT-tunnuksen ja välittäjätunnuksen käyttöösi usein parissa minuutissa ilman aloitusmaksuja.

5. Verkkolaskutus helposti Kirjaprolla

Kirjapro tekee verkkolaskutuksesta sujuvan osan yrityksesi arkea ilman lisälaitehankintoja tai teknistä päänvaivaa:

Finvoice 3.0 -yhteensopivuus: Kirjapro muodostaa Finvoice 3.0 -laskuja. Muoto ei yksin takaa laskukohtaista EN 16931 -sisällön vaatimustenmukaisuutta: tarkista myös vastaanottajan edellyttämät viitteet, tunnisteet, ALV-erittelyt ja muut sisältöehdot.
Saumaton Maventa-integraatio: Laskut lähetetään yhdellä napin painalluksella suoraan vastaanottajan verkkolaskuosoitteeseen.
Automaattinen osoitehaku: Ohjelma tarkistaa asiakkaan verkkolaskutiedot automaattisesti, jolloin osoitteiden kirjoitusvirheet karsiutuvat pois.
Automaattinen kirjanpito: Lähetetyt laskut siirtyvät heti oikeille myynti- ja arvonlisäverotileille, ja tiliotteen kautta saapuvat suoritukset täsmäytetään automaattisesti viitteen perusteella.

Siirry moderniin laskutukseen jo tänään ja kokeile Kirjaproa ilmaiseksi!