Mikä on viitenumero ja miten se lasketaan?

Laskutuksessa törmää aina sanaan viitenumero (viitteemme). Se on jokaisen ammattimaisen laskun perusedellytys. Mutta mikä viitenumero oikeastaan on, miksi se on pakollinen ja miten se muodostetaan?

Tässä oppaassa käymme läpi viitenumeron toimintaperiaatteen ja sen, miten voit ottaa sen käyttöön yrityksesi laskutuksessa ilman monimutkaista käsityötä.

1. Miksi laskussa täytyy olla viitenumero?

Viitenumero on numerosarja, jonka avulla pankit ja kirjanpito-ohjelmistot kohdistavat saapuneet maksut oikeisiin myyntilaskuihin.

Ilman viitenumeroa (eli jos asiakas maksaa laskun pelkällä viestillä):

Sinun täytyy manuaalisesti etsiä tilitapahtumista kuka maksoi, kuinka paljon ja minkä laskun.
Virheiden riski kasvaa, jos kaksi asiakasta maksaa saman summan tai jos maksajan nimi poikkeaa laskun saajan nimestä.
Automaattinen kirjanpito estyy.

Käyttämällä viitenumeroa maksun saapuessa pankkitilillesi ohjelmisto lukee viitteen suoraan tiliotteelta ja merkitsee kyseisen laskun heti maksetuksi ilman, että sinun tarvitsee tehdä mitään.

2. Kotimainen viitenumero vs. Kansainvälinen RF-viite

Laskutuksessa käytetään nykyisin kahta pääasiallista viitetyyppiä:

A. Kotimainen viitenumero (Suomalainen standardi)

Tämä on perinteinen suomalainen viitenumero. Se koostuu perusosasta ja sen perään laskettavasta tarkistenumerosta. Pituus on 4–20 merkkiä. Kotimainen viite jaetaan yleensä viiden numeron ryhmiin oikealta vasemmalle lukemisen helpottamiseksi (esim. 1002 479).

B. Kansainvälinen RF-viite (ISO 11649)

Kansainvälinen standardi, joka toimii globaalisti. Se alkaa aina kirjaimilla RF ja kahdella tarkistenumerolla, joita seuraa perinteinen viitenumero (esim. RF12 1002 479). RF-viitteen kaksi tarkistenumeroa lasketaan modulo 97 -menetelmällä (sama kaava kuin IBAN-tilinumeroissa) perinteisen viitenumeron perusteella. RF-viitettä suositellaan erityisesti, jos laskutat ulkomaisia asiakkaita, mutta se on täysin käyttökelpoinen myös kotimaan laskutuksessa.

3. Viitenumeron laskenta ja kaava (Tarkistenumeron laskuri)

Suomalaisen viitenumeron viimeinen numero on aina tarkistenumero. Viitenumeron laskenta perustuu niin sanottuun painokaavaan (kertoimet 7, 3, 1). Tämän menetelmän ansiosta virheellisesti syötetyt numerot (kuten näppäilyvirheet) havaitaan heti maksutilanteessa ja pankki hylkää maksun ennen sen lähettämistä.

Miten tarkistenumero lasketaan?

Otetaan laskun perusosa (esimerkiksi juokseva laskunumero ja vuosiluku: 10024).
Kerrotaan numerot oikealta vasemmalle vuorotellen painoilla 7, 3, 1, 7, 3, 1…
Lasketaan saatujen tulojen summa.
Vähennetään saatu summa seuraavasta täydestä kymmenestä (jos summa on 37, seuraava kymmenluku on 40). Erotus on lopullinen tarkistenumero (esim. 40 - 37 = 3). Jos erotus on 10, tarkistenumeroksi tulee 0.

Laskentaesimerkki taulukkona (perusosa: 10024):

Perusosan numero (oikealta vasemmalle)	Painokerroin	Kertolasku	Tulo
4 (viimeinen)	7	$4 \times 7$	28
2	3	$2 \times 3$	6
0	1	$0 \times 1$	0
0	7	$0 \times 7$	0
1 (ensimmäinen)	3	$1 \times 3$	3
YHTEENSÄ			37

Seuraava täysi kymmenluku summan (37) jälkeen on 40.
Tarkistenumero on: $40 - 37 = \mathbf{3}$.
Valmis laskun viitenumero on siis: 100243.

💡 Kokeile ilmaista laskuria: Haluatko laskea tai tarkistaa viitenumeron heti? Avaa Kirjapron ilmainen Viitenumerolaskuri ja tarkistaja tästä.

4. Viitenumerot käyttöön automaattisesti

Sinun ei tietenkään tarvitse laskea näitä kaavoja käsin jokaiselle laskulle. Modernit laskutusohjelmat tekevät tämän puolestasi.

Kirjapro luo viitenumerot automaattisesti heti, kun luot uuden laskun. Voit määrittää perusosan pituuden ja muodon asetuksista.
Ohjelmisto tukee sekä kotimaisia standardiviitteitä että kansainvälisiä RF-viitteitä.
Kun yhdistät pankkitilisi ohjelmaan, Kirjapro kohdistaa viitteelliset maksut tiliotteeltasi sekunneissa ja tekee kirjanpitokirjaukset taustalla.

Kokeile Kirjaproa ilmaiseksi ja säästä aikaa laskutuksen ja täsmäytyksen automatisoinnilla!