Laskun pakolliset tiedot: Mitä laskussa pitää olla?

Laskun laatiminen asiakkaalle on jokaisen yrittäjän arkipäivää. Kyseessä ei kuitenkaan ole pelkkä vapaamuotoinen maksupyyntö: Suomen arvonlisäverolaki (AVL) määrittelee tarkasti, mitä tietoja laskusta on löydyttävä, jotta se on laillisesti pätevä.

Jos laskulta puuttuu lakisääteisiä tietoja, yritysasiakkaasi ei välttämättä saa vähentää laskun arvonlisäveroa omassa verotuksessaan. Siksi oikein tehdyt laskumerkinnät ovat molempien osapuolten etu.

Tässä oppaassa käymme läpi laskun pakolliset tiedot, kevennetyt merkinnät pienille laskuille sekä sen, mitä laskuun on kirjoitettava erityistilanteissa (kuten ALV 0 % -myynnissä).

1. Laskun pakolliset merkinnät (Checklist)

Arvonlisäverolain mukaiset täydelliset laskutusvaatimukset koskevat B2B-myyntiä (myynti yrityksille tai yhteisöille). Kuluttajamyynnissä (B2C) vaatimukset ovat kevyemmät, mutta käytännössä monet yritykset käyttävät samoja laskupohjia kaikille. B2B-laskussa on lain mukaan oltava seuraavat tiedot:

Laskun antamispäivä: Päivämäärä, jolloin lasku on luotu tai lähetetty.
Juokseva tunniste (laskunumero): Yksilöllinen numerosarja, joka tunnistaa laskun. Numeroinnin tulee olla peräkkäinen ja katkeamaton.
Myyjän tiedot: Yrityksen virallinen nimi, osoite ja Y-tunnus (sekä ALV-tunniste muodossa FI12345678).
Ostajan tiedot: Asiakkaan nimi ja osoite.
Tavaroiden tai palvelujen määrä ja luonne: Mitä on myyty (esim. “3 tuntia ohjelmointityötä” tai “5 kpl toimistotuoleja”).
Toimituspäivä: Päivä, jona tavarat on toimitettu tai palvelu on suoritettu. Jos kyseessä on ennakkomaksu, ilmoitetaan maksupäivä (jos se on tiedossa).
Veron peruste (veroton hinta): Yksikköhinta ilman arvonlisäveroa, mahdolliset alennukset sekä veroton välisumma verokannoittain eriteltynä.
Sovellettava ALV-kanta: Arvonlisäveroprosentti kullekin riville (esim. 25,5 %, 13,5 % tai 10 %).
Maksettavan veron määrä: Arvonlisäveron osuus laskettuna euroissa jokaiselle verokannalle erikseen.

2. Kevennetyt laskumerkinnät (Pienlaskut alle 400 €)

Jos laskun kokonaissumma on enintään 400 euroa (sisältäen arvonlisäveron), voit käyttää kevennettyjä laskumerkintöjä. Tätä sääntöä sovelletaan yleisesti myös esimerkiksi vähittäiskaupassa (kuten ruokakaupan tai huoltoaseman kuiteissa) sekä ravintola- ja henkilökuljetuslaskuissa (kuten taksikuiteissa).

Mitä alle 400 € kevennetyssä laskussa/kuitissa pitää olla?

Laskun antamispäivä.
Myyjän nimi ja Y-tunnus.
Myytyjen tavaroiden määrä ja laji tai palvelujen laji.
Suoritettavan veron määrä verokannoittain tai veron peruste verokannoittain (eli pelkkä ALV-prosentti ja ALV:n määrä euroina riittää ilman tarkkaa yksikköhintojen erittelyä).
Viittaus alkuperäiseen laskuun (jos kyseessä on korjauslasku tai hyvityslasku).

Kevennetyssä laskussa ostajan osoitetta tai nimeä ei ole pakko ilmoittaa.

3. Erityistilanteiden pakolliset merkinnät (ALV 0 %)

Jos laskutat palvelusta tai tuotteesta ilman arvonlisäveroa (ALV 0 %), laskulla on lain mukaan oltava selkeä maininta verottomuuden perusteesta. Tämä voi olla viittaus arvonlisäverolain pykälään, EU-direktiiviin tai yksinkertainen vakiolauseke.

Tässä ovat yleisimmät tilanteet ja niissä käytettävät lausekkeet:

A. Käännetty arvonlisäverovelvollisuus (B2B-palvelumyynti EU:n sisällä)

Kun myyt palveluita toiselle EU-maassa sijaitsevalle yritykselle, arvonlisäveron maksaa ostaja omassa maassaan.

Vaadittava merkintä: "Käännetty verovelvollisuus" tai englanniksi "Reverse charge".
Lisävaatimus: Laskussa on oltava sekä sinun että ostajan ALV-numerot (VAT-numerot maatunnuksella varustettuna, esim. FI12345678 ja DE87654321).

B. Rakennusalan käänteinen arvonlisävero

Suomessa rakennusalalla sovelletaan käänteistä arvonlisäveroa tietyissä tilanteissa yritysten välillä.

Vaadittava merkintä: "Käännetty verovelvollisuus, AVL 8 c §" tai maininta siitä, että ostaja on verovelvollinen. Ostajan Y-tunnus/ALV-numero on oltava laskussa.

C. Täysin arvonlisäveroton toiminta (esim. terveydenhuolto tai koulutus)

Jos toimintasi on luonnostaan ALV-vapaata arvonlisäverolain mukaan:

Vaadittava merkintä: Viittaus lakipykälään, esimerkiksi "Veroton palvelu, AVL 39 §" (terveydenhuolto) tai "Veroton palvelu, AVL 39–40 §".

4. Miksi väärät laskumerkinnät ovat riski?

Jos lähetät yritysasiakkaallesi virheellisen laskun (esimerkiksi jos siitä puuttuu toimituspäivä tai myyjän ALV-tunnus):

Vähennysoikeuden menetys: Verotarkastuksessa Verohallinto voi evätä asiakkaaltasi oikeuden vähentää kyseisen laskun arvonlisävero. Tämä aiheuttaa haittaa asiakassuhteellesi.
Viivästykset maksussa: Valveutuneet yritysasiakkaat tai heidän tilitoimistonsa palauttavat virheelliset laskut yrittäjälle korjattaviksi, mikä pidentää laskun maksuaikaa.

5. Miten Kirjapro tukee lakisääteistä laskutusta?

Laskujen muotoilua ja pykäliä ei tarvitse opetella ulkoa. Kirjapro auttaa ylläpitämään oikeita laskumerkintöjä:

Valmiit laskupohjat: Kirjaprolla luodut laskut sisältävät lakisääteiset kentät, kuten juoksevan numeroinnin, toimituspäivän ja selkeän arvonlisäveron erittelyn.
Helpot ALV 0 % -merkinnät: Kun valitset laskulle nollaprosentin verokannan, voit helposti lisätä laskulle vaadittavat huomautukset (kuten käänteisen verovelvollisuuden merkinnän) suoraan laskun luonnin yhteydessä.
Verkkolaskujen lähetys: Ohjelma tukee kotimaista Finvoice 3.0 -standardia, jolloin voit lähettää sähköiset verkkolaskut suoraan asiakkaillesi.

Kokeile Kirjaproa jo tänään ja varmista, että yrityksesi laskutus täyttää aina lain vaatimukset helposti ja nopeasti!