Maksujen kohdistaminen

Kirjapro tunnistaa automaattisesti saapuvat maksut ja ehdottaa kohdistusta avoimiin laskuihin.

Miten automaattinen kohdistus toimii?

Kun tuot tiliotteen, Kirjapro analysoi jokaisen tapahtuman:

Vaihe 1: Viitenumero

Ensisijainen tunnistustapa. Jos maksajan viitenumero täsmää avoimen laskun viitenumeroon:

✅ Täydellinen osuma - kohdistetaan automaattisesti
Luotettavuus: erittäin korkea

Vaihe 2: Summa + Asiakas

Jos viitenumeroa ei löydy, Kirjapro etsii:

Avoimen laskun, jossa sama summa
Asiakkaan, jonka nimi tai Y-tunnus näkyy maksun tiedoissa

Vaihe 3: Summa + Päivämäärä

Viimeisenä yrityksenä:

Etsitään laskuja, joiden summa täsmää
Priorisoidaan lähellä eräpäivää olevat

Kohdistuksen tila

Tila	Merkitys
🟢 Kohdistettu	Maksu yhdistetty laskuun
🟡 Ehdotus	Kirjapro ehdottaa kohdistusta, vahvista
🔴 Kohdistamaton	Ei löytynyt osumaa, käsittele manuaalisesti

Manuaalinen kohdistus

Kohdistaminen laskuun

Avaa Pankki → Tapahtumat
Valitse kohdistamaton tapahtuma
Klikkaa Kohdista
Hae lasku numerolla, asiakkaalla tai summalla
Valitse oikea lasku
Tallenna

Kohdistaminen tilille (ilman laskua)

Kaikki maksut eivät liity laskuihin. Esimerkiksi:

Pankin palvelumaksut
Verot
Palkkakulut

Valitse tapahtuma
Klikkaa Kirjaa tilille
Valitse tili (esim. 6800 Pankkikulut)
Lisää selite
Tallenna

Osittainen maksu

Joskus asiakas maksaa vain osan laskusta:

Kohdista maksu normaalisti laskuun
Kirjapro tunnistaa osittaisen maksun
Lasku jää osittain avoimeksi jäljellä olevalta osalta

Ylimaksu

Jos asiakas maksaa liikaa:

Kohdista maksu laskuun
Erotus jää hyvitettäväksi
Voit:
- Kohdistaa seuraavaan laskuun
- Palauttaa asiakkaalle

Miksi kohdistus ei onnistunut?

Viitenumero puuttuu

Asiakas ei käyttänyt viitenumeroa tai se oli virheellinen.

Ratkaisu: Kohdista manuaalisesti asiakkaan nimen tai summan perusteella.

Lasku on jo maksettu

Lasku on jo kohdistettu aiemmin.

Ratkaisu: Tarkista laskun tila. Jos kyseessä on kaksoismaksu, ota yhteyttä asiakkaaseen.

Lasku on eri tilikaudessa

Kohdistus etsii vain aktiivisen tilikauden laskuja.

Ratkaisu: Vaihda tilikausi vastaamaan laskun päivämäärää.

Summa ei täsmää

Osittainen maksu, alennus tai korko.

Ratkaisu: Kohdista manuaalisesti ja käsittele erotus erikseen.

Parhaat käytännöt

Säännöllinen tuonti

Tuo tiliotteet vähintään viikoittain:

Maksut kohdistuvat tuoreeltaan
Virheet huomataan ajoissa
Kassatilanne pysyy ajan tasalla

Viitenumeroiden käyttö

Kehota asiakkaita käyttämään viitenumeroa:

Automaattinen kohdistus toimii
Vähemmän manuaalista työtä
Nopeampi maksujen käsittely

Kohdistamattomien käsittely

Älä jätä tapahtumia odottamaan:

Käsittele kohdistamaton-listaus säännöllisesti
Selvitä tuntemattomat maksut
Pidä pankkitäsmäytys ajan tasalla

Täsmäytyksen tarkistus

Varmista täsmäytys:

Vertaa Kirjapron pankkitilin saldoa tiliotteeseen
Jos saldot eivät täsmää:
- Etsi kohdistamattomia tapahtumia
- Tarkista duplikaatit
- Varmista, että kaikki tiliotteet on tuotu