Maksujen kohdistaminen

Kirjapro tunnistaa automaattisesti saapuvat maksut ja ehdottaa kohdistusta avoimiin laskuihin. Tässä oppaassa käydään läpi kohdistuksen toimintaperiaatteet yksityiskohtaisesti.

Automaattisen kohdistuksen vaiheet

Vaihe 1: Viitenumero (suomalainen)

Ensisijainen tunnistustapa. Kirjapro vertaa pankkitapahtuman viitenumeroa kaikkien avoimien laskujen viitteisiin:

Viitenumero normalisoidaan (välilyönnit poistetaan, tarkistusnumero validoidaan)
Myös maksun selitetiedoista etsitään viitteitä automaattisesti

Osuma: 99 % varmuus. Selitetiedoista löytynyt viite: 97 % (pieni rangaistus).

Vaihe 2: RF-viite (ISO 11649)

Jos suomalaista viitettä ei löydy, etsitään RF-viitettä:

Suora RF-RF-vertailu
RF-viitteen sisällä oleva suomalainen viite puretaan ja verrataan laskun viitteeseen

Osuma: 99 % (suora) tai 98 % (purettu).

Vaihe 3: Laskunumero

Jos viitettä ei löydy, etsitään laskunumeroa maksun selitetiedoista:

Tarkka osuma: Selitteessä oleva numero täsmää laskun numeroon → 95 %
Osittainen osuma: Numero sisältyy selitteeseen, mutta vaatii >= 5 merkkiä → 90 %
Viesti sisältää numeron: Laskunumero löytyy vapaamuotoisesta viestistä → 92 %

Vaihe 4: Todennäköisyyspisteytys (Fellegi-Sunter)

Kun mikään tunniste ei osu, Kirjapro laskee todennäköisyyspohjaisen pisteen jokaiselle mahdolliselle lasku-tapahtuma-parille. Kolme signaaliryhmää:

Tunniste (mutually exclusive — paras valitaan):

Signaali	Varmuuslisä	Selitys
Viite kentästä	Erittäin korkea	Suora viitenumero-osuma
Viite viestistä	Korkea	Viite löytyi selitteestä
RF-viite	Erittäin korkea	RF-viiteosuma
Laskunumero	Korkea	Laskunumero löytyi
Ei tunnistetta	Rangaistus	Lisää epävarmuutta

Summa (itsenäinen signaali):

Signaali	Varmuuslisä	Selitys
Tarkka, ainutlaatuinen	Korkea	Vain yksi lasku tällä summalla
Tarkka, yleinen	Keskitaso	Useita laskuja samalla summalla
Toleranssin sisällä	Keskitaso	1 % toleranssi
Ei osu	Rangaistus	Summa ei täsmää

Konteksti (paras valitaan):

Signaali	Varmuuslisä	Selitys
Asiakas, korkea samankaltaisuus	Korkea	Nimi täsmää >= 90 %
Asiakas, keskitaso	Keskitaso	Nimi täsmää 70–90 %
Eräpäivä, sama päivä	Korkea	Maksu eräpäivänä tai lähellä
Eräpäivä, 3 päivän sisällä	Keskitaso	Pieni viive
Eräpäivä, 7 päivän sisällä	Keskitaso	Normaali viive

Kohdistuksen tila

Tila	Merkitys	Toimenpide
🟢 Kohdistettu (>= 90 %)	Korkea varmuus	Tarkista ja vahvista
🟡 Ehdotus (60–89 %)	Keskitaso	Käy läpi yksitellen, tarkista
🔴 Kohdistamaton (< 60 %)	Ei löytynyt osumaa	Kohdista manuaalisesti

Manuaalinen kohdistus

Kohdistaminen laskuun

Avaa Pankki → Täsmäytys
Valitse kohdistamaton tapahtuma
Klikkaa Valitse lasku
Hae lasku numerolla, asiakkaalla tai summalla
Valitse oikea lasku ja vahvista

Kohdistaminen tilille (kuluille)

Kaikki maksut eivät liity laskuihin. Esimerkiksi:

Pankin palvelumaksut → 7957 Pankkikulut
Verot → 9010 Tilikauden tuloverot
Palkkakulut → 7010 Palkat

Valitse tapahtuma
Klikkaa Kategorisoi
Valitse tili tekoälyn ehdotuksista tai tilihausta
Vahvista

Osittainen maksu

Joskus asiakas maksaa vain osan laskusta:

Kohdista maksu normaalisti laskuun
Kirjapro tunnistaa osittaisen maksun automaattisesti
Lasku jää osittain avoimeksi jäljellä olevalta osalta

Ylimaksu

Jos asiakas maksaa liikaa, kohdistuksen varmuutta lasketaan ylimaksun suuruuden mukaan:

Ylimaksu	Vaikutus varmuuteen
1–5 %	-5 pistettä
5–20 %	-10 pistettä
20–50 %	-20 pistettä
> 50 %	-25 pistettä

Ylimaksutapaukset siirtyvät aina tarkistettaviin.

Ryhmäkohdistus (useita laskuja yhdellä maksulla)

Kun asiakas maksaa monta laskua kerralla:

Kirjapro etsii saman asiakkaan avoimet laskut
Kokeilee 2–4 laskun yhdistelmiä
Jos yhteissumma täsmää → ehdottaa ryhmäkohdistusta

Esimerkki:

Pankkitapahtuma: +2 580,00 € / ABC Oy
Lasku #001: 1 240,00 € (ABC Oy)
Lasku #003: 740,00 € (ABC Oy)
Lasku #005: 600,00 € (ABC Oy)
Yhteensä: 2 580,00 € ✅ → Ryhmäkohdistus

Miksi kohdistus ei onnistunut?

Viitenumero puuttuu

Asiakas ei käyttänyt viitenumeroa tai se oli virheellinen.

Ratkaisu: Kohdista manuaalisesti. Kehota asiakkaita käyttämään viitenumeroa.

Lasku on jo maksettu

Lasku on jo kohdistettu aiempaan maksuun.

Ratkaisu: Tarkista laskun tila. Jos kyseessä on kaksoismaksu, ota yhteyttä asiakkaaseen.

Lasku on eri tilikaudessa

Kohdistus etsii vain aktiivisen tilikauden laskuja.

Ratkaisu: Vaihda tilikausi vastaamaan laskun päivämäärää.

Summa ei täsmää

Osittainen maksu, alennus tai korko.

Ratkaisu: Kohdista manuaalisesti ja käsittele erotus erikseen.

Asiakas tuntematon

Maksajan nimi ei vastaa yhdenkään asiakkaan nimeä.

Ratkaisu: Tarkista, onko asiakas kirjoittanut nimensä eri muodossa (esim. “Helsinki Energia” vs. “Helsingin Energia Oy”).

Parhaat käytännöt

Säännöllinen tuonti

Tuo tiliotteet vähintään viikoittain:

Maksut kohdistuvat tuoreeltaan
Virheet huomataan ajoissa
Kassatilanne pysyy ajan tasalla

Viitenumeroiden käyttö

Kehota asiakkaita käyttämään viitenumeroa:

Automaattinen kohdistus toimii 99 % varmuudella
Vähemmän manuaalista työtä
Nopeampi maksujen käsittely

Kohdistamattomien käsittely

Älä jätä tapahtumia odottamaan:

Käsittele kohdistamattomien tapahtumien lista säännöllisesti
Selvitä tuntemattomat maksut
Pidä pankkitäsmäytys ajan tasalla

Täsmäytyksen tarkistus

Varmista täsmäytys kuukauden lopussa:

Vertaa Kirjapron pankkitilin saldoa tiliotteeseen
Jos saldot eivät täsmää: etsi kohdistamattomia tai duplikaatteja
Varmista, että kaikki tiliotteet on tuotu

Lisätietoja

Automaattinen täsmäytys — yleiskuvaus
Tiliotteen tuonti — tiliotteen tuonti pankista
SEPA-maksut — maksujen lähettäminen
Kirjaukset — manuaaliset kirjaukset