Asiakkaiden hallinta

Asiakasrekisteri on laskutuksen perusta. Tallenna asiakkaiden tiedot kerran ja käytä niitä kaikilla laskuilla.

Asiakkaiden määrä on rajaton kaikissa paketeissa.

Asiakkaan lisääminen

Perustiedot

1. Siirry Asiakkaat → Lisää asiakas
2. Täytä tiedot:
   • Nimi (pakollinen)
   • Asiakastyyppi: kuluttaja tai yritys
   • Y-tunnus (kotimaisille yritysasiakkaille)
   • Maa
   • ALV-tunniste (EU-yritysasiakkaalle, esimerkiksi SE123456789001)
   • Sähköposti
   • Puhelin
3. Klikkaa Tallenna

Huomio

Asiakastyyppi ohjaa laskun yksikköhintojen lähtövalintaa: kuluttajalle Sis. ALV, yritykselle + ALV. Valintaa voi vaihtaa laskulla.

ALV-käsittelyssä tarvittavat tiedot

Kirjapro tarkistaa asiakkaan tiedot ennen erityiskäsittelyä käyttävän laskun lähettämistä:

• kotimainen käännetty vero vaatii yritysasiakkaan ja Y-tunnuksen
• EU-myynti vaatii muun EU-maan ja sitä vastaavan ALV-tunnisteen
• EU:n ulkopuolinen vienti vaatii asiakkaalle EU:n ulkopuolisen maan
• yritysasiakkaalle tarkoitettua käännettyä veroa ei voi käyttää kuluttajalle

Katso ALV-käsittely laskuilla.

Laskutusosoite

Laskutusosoite näkyy laskuilla:

ABC Oy
Esimerkkikatu 1
00100 Helsinki

Vinkki

Jos asiakkaalla on eri laskutus- ja toimitusosoite, voit lisätä molemmat.

Verkkolaskuosoite

Yritysasiakkaille voit tallentaa verkkolaskutiedot:

Kenttä	Esimerkki
OVT-tunnus	003712345678
Välittäjätunnus	HELSFIHH

Kun verkkolaskuosoite on tallennettu, lasku voidaan lähettää suoraan asiakkaan taloushallintojärjestelmään.

Asiakkaan tiedot

Yleiskatsaus

Asiakkaan sivulla näet:

• Yhteystiedot
• Avoimet laskut
• Maksetut laskut
• Laskutushistoria
• Yhteenlaskettu myynti

Laskutushistoria

Lasku #2025-001    1 240,00 €    Maksettu 15.01.2025
Lasku #2024-052    3 500,00 €    Maksettu 18.12.2024
Lasku #2024-048      890,00 €    Maksettu 02.12.2024
─────────────────────────────────────────────────────
Yhteensä           5 630,00 €

Avoimet saatavat

Näet nopeasti:

• Avoimet laskut
• Erääntyneet laskut
• Seuraavat eräpäivät

Asiakkaan muokkaaminen

1. Avaa asiakkaan sivu
2. Klikkaa Muokkaa
3. Päivitä tiedot
4. Klikkaa Tallenna

Huomio

Muutokset eivät vaikuta jo lähetettyihin laskuihin. Uudet laskut käyttävät päivitettyjä tietoja.

Asiakkaan poistaminen

Asiakkaan voi poistaa vain jos:

• Ei avoimia laskuja
• Ei kirjanpitoviittauksia

1. Avaa asiakkaan sivu
2. Klikkaa Poista
3. Vahvista

Varoitus

Poistamisen sijaan voit merkitä asiakkaan epäaktiiviseksi. Tiedot säilyvät mutta asiakas ei näy listoilla.

Asiakkaiden haku

Hae asiakkaita hakukentällä listanäkymän yläreunassa. Haku osuu:

• Nimeen
• Asiakasnumeroon
• Y-tunnukseen

Lista näyttää 25 asiakasta kerrallaan ja haku päivittyy automaattisesti, kun lopetat kirjoittamisen. Poistetut (epäaktiiviset) asiakkaat eivät näy listalla.

Asiakkaiden tuonti

CSV-tuonti

Voit tuoda asiakkaita CSV-tiedostosta:

1. Siirry Asiakkaat → Tuo asiakkaita
2. Lataa CSV-tiedosto
3. Määritä sarakkeet
4. Tarkista esikatselu
5. Klikkaa Tuo

CSV-muoto:

nimi,ytunnus,sahkoposti,puhelin,osoite,postinumero,kaupunki
ABC Oy,1234567-8,lasku@abc.fi,09-1234567,Esimerkkikatu 1,00100,Helsinki

Toisesta järjestelmästä

Jos siirryt toisesta kirjanpito-ohjelmasta:

1. Vie asiakkaat vanhasta järjestelmästä (CSV/Excel)
2. Muokkaa tiedosto oikeaan muotoon
3. Tuo Kirjaprohon

Laskun luominen asiakkaalle

Asiakkaan sivulta voit luoda laskun suoraan:

1. Avaa asiakkaan sivu
2. Klikkaa Uusi lasku
3. Asiakkaan tiedot täytetään automaattisesti
4. Lisää laskurivit
5. Lähetä

Asiakasraportti

Luo raportti asiakkaistasi:

1. Siirry Raportit → Asiakasraportti
2. Valitse aikaväli
3. Näet:
   • Myynti per asiakas
   • Suurimmat asiakkaat
   • Maksuhistoria

Usein kysytyt kysymykset

Sama asiakas useassa yrityksessä?

Kyllä. Jokainen yritys ylläpitää omaa asiakasrekisteriään.

Näkevätkö muut käyttäjät asiakkaat?

Kyllä. Kaikki yrityksen käyttäjät näkevät asiakasrekisterin (paitsi Katselu-rooli ei voi muokata).

Seuraavaksi

• Laskun luominen - Luo lasku asiakkaalle
• Viitenumerot - Maksuviitteet
• Maksujen seuranta - Seuraa saatavia