Maksumuistutukset

Kirjapro seuraa laskujen eräpäiviä ja lähettää maksumuistutuksia automaattisesti. Kolmiportainen järjestelmä kattaa ennakkomuistutuksen ennen eräpäivää sekä kaksi muistutusta eräpäivän jälkeen.

Miten automaattiset muistutukset toimivat

Kun automaattiset muistutukset on käytössä, Kirjapro tarkistaa kerran päivässä kaikki avoimet laskut ja lähettää muistutuksen sähköpostilla, jos ajastus osuu kohdalle.

Kullekin laskulle lähetetään korkeintaan yksi muistutus per taso. Jos esimerkiksi ensimmäinen muistutus on jo lähetetty, Kirjapro siirtyy odottamaan toisen muistutuksen ajankohtaa.

Vinkki

Varmista, että asiakkailla on sähköpostiosoite tallennettuna. Ilman sähköpostia muistutusta ei voida lähettää.

Muistutuksen tasot

Taso	Oletusajastus	Tarkoitus
1. eräpäivämuistutus	3 pv ennen eräpäivää	Ystävällinen ennakkomuistutus
2. maksumuistutus	7 pv eräpäivän jälkeen	Erääntynyt lasku ja maksupyyntö
3. maksumuistutus	14 pv eräpäivän jälkeen	Lasku on edelleen avoinna; maksu- tai yhteydenottopyyntö

Ajastukset ovat täysin muokattavissa. Negatiivinen luku tarkoittaa päiviä ennen eräpäivää, positiivinen päiviä eräpäivän jälkeen.

Asetusten määrittäminen

1. Avaa muistutusasetukset

   Siirry Asetukset → Maksumuistutukset.

2. Ota automaattiset muistutukset käyttöön

   Kytke Automaattiset muistutukset päälle sivun yläreunasta.

3. Säädä ajastus

   Aseta kullekin muistutustasolle päivämäärä suhteessa eräpäivään. Esimerkiksi:

   • 1. muistutus: -3 (3 päivää ennen eräpäivää)
   • 2. muistutus: 7 (7 päivää eräpäivän jälkeen)
   • 3. muistutus: 14 (14 päivää eräpäivän jälkeen)

4. Aseta viivästyskorko

   Ota viivästyskorko tarvittaessa käyttöön ja syötä sovellettava korkoprosentti. Tarkista ajantasainen viivästyskorko, sopimusehdot ja asiakassuhteeseen sovellettavat säännöt ennen käyttöönottoa.

5. Muokkaa sähköpostipohjia

   Avaa kunkin muistutustason sähköpostipohja ja muokkaa aihe sekä viesti. Käytä muuttujia laskun tietojen täyttämiseen automaattisesti.

6. Tallenna

Sähköpostipohjien muuttujat

Muistutusviesteissä voit käyttää seuraavia muuttujia, jotka Kirjapro korvaa automaattisesti laskun tiedoilla:

Muuttuja	Selite
[INVOICE_NUMBER]	Laskun numero
[DUE_DATE]	Eräpäivä
[AMOUNT]	Avoin summa, josta kirjatut suoritukset on vähennetty
[COMPANY_NAME]	Yrityksesi nimi
[CUSTOMER_NAME]	Asiakkaan nimi
[PENALTY_INTEREST]	Viivästyskorkoprosentti

Avoin summa ja osasuoritukset

Kirjapro laskee muistutukseen laskun avoimen summan. Jos laskulle on kirjattu osasuoritus, viestissä ei enää pyydetä alkuperäistä loppusummaa.

Jos laskulla on aktiivinen korttimaksulinkki alkuperäiselle summalle, Kirjapro ei näytä sitä osasuorituksen jälkeisessä muistutuksessa. Asiakas saa silti oikean avoimen summan, IBANin ja viitenumeron. Näin vanha maksulinkki ei ohjaa maksamaan liikaa.

Viivästyskorko

Viivästyskoron peruste riippuu muun muassa siitä, onko kyse yritys- vai kuluttaja-asiakkaasta, mitä on sovittu ja mikä viitekorko on voimassa. Kirjapro näyttää muistutuksessa asetuksiin tallennetun viivästyskorkoprosentin.

Varoitus

Tarkista voimassa oleva viitekorko Suomen Pankin sivuilta. Liian korkean koron periminen voi olla korkolain vastaista.

Kirjapro ei laske viivästyskorkoa euroina eikä lisää korkosaatavaa automaattisesti laskun avoimeen saldoon. Laske ja kirjaa mahdollinen korkosaatava erikseen ennen sen vaatimista euromääräisenä.

Muistutusviestin ulkoasu

Muistutus käyttää yrityksesi oletuslaskupohjan logoa ja pääväriä. Lähettäjänä näkyy Yrityksesi nimi, viesti toimitetaan laskut@kirjapro.fi-osoitteesta ja vastaanottajan vastaus ohjataan yrityksesi sähköpostiin.

Viestissä näytetään selkeänä yhteenvetona laskunumero, eräpäivä, avoin summa, viitenumero ja IBAN. Jos laskulle on voimassa oleva, koko avoimen summan kattava korttimaksulinkki, viestissä näkyy lisäksi Maksa lasku -painike.

Oletusviestien sävy etenee ystävällisestä eräpäivämuistutuksesta asialliseen yhteydenottopyyntöön. Kolmas viesti ei lupaa automaattista perintää tai muuta jatkotoimea, vaan mahdolliset toimet määräytyvät yrityksesi ehtojen ja päätösten mukaan. Voit muokata jokaisen tason aihetta ja tekstiä asetuksissa.

Huomio

Kirjapron uudistetut oletustekstit korvaavat vain tunnetut Kirjapron vanhat oletukset. Yrityksesi itse kirjoittamia muistutuspohjia ei ylikirjoiteta.

Lue lisää sähköpostien yritysilmeestä ja yhteensopivuudesta →

Muistutusten historia

Jokaisen laskun aikajanalla näet:

• Lähetetyt muistutukset ja niiden päivämäärät
• Muistutuksen taso (1., 2. vai 3.)
• Lähetyksen tila (lähetetty, toimitettu, epäonnistunut)

Vinkkejä

1. Ennakkomuistutus toimii parhaiten. Monet maksut myöhästyvät unohduksen takia. Muistutus ennen eräpäivää vähentää myöhästymisiä merkittävästi.

2. Pidä sävy asiallisena. Ensimmäinen viesti on eräpäivämuistutus. Myöhemmissä viesteissä pyydä maksua tai yhteydenottoa ilman toteutumattomia perintäuhkauksia.

3. Dokumentoi kaikki. Kirjapro tallentaa muistutushistorian automaattisesti. Tämä on tärkeää, jos maksu päätyy perintään.

4. Tarkista asiakkaiden sähköpostit. Muistutus lähetetään vain, jos asiakkaalla on sähköpostiosoite.

Seuraavaksi

• Maksujen seuranta: avoimien laskujen hallinta
• Laskun luonti: luo uusi lasku
• Sähköpostit ja yritysilme: määritä logo, värit ja vastausosoite
• Verkkolaskutus: lähetä laskuja verkkolaskuna