Maksumuistutukset

Kirjapro seuraa laskujen eräpäiviä ja lähettää maksumuistutuksia automaattisesti. Kolmiportainen järjestelmä kattaa ennakkomuistutuksen ennen eräpäivää sekä kaksi muistutusta eräpäivän jälkeen.

Miten automaattiset muistutukset toimivat

Kun automaattiset muistutukset on käytössä, Kirjapro tarkistaa kerran päivässä kaikki avoimet laskut ja lähettää muistutuksen sähköpostilla, jos ajastus osuu kohdalle.

Kullekin laskulle lähetetään korkeintaan yksi muistutus per taso. Jos esimerkiksi ensimmäinen muistutus on jo lähetetty, Kirjapro siirtyy odottamaan toisen muistutuksen ajankohtaa.

Vinkki

Varmista, että asiakkailla on sähköpostiosoite tallennettuna. Ilman sähköpostia muistutusta ei voida lähettää.

Muistutuksen tasot

Taso	Oletusajastus	Tarkoitus
1. muistutus	3 pv ennen eräpäivää	Ennakkomuistutus, ystävällinen sävy
2. muistutus	7 pv eräpäivän jälkeen	Erääntynyt lasku, painokkaampi
3. muistutus	14 pv eräpäivän jälkeen	Viimeinen varoitus ennen perintää

Ajastukset ovat täysin muokattavissa. Negatiivinen luku tarkoittaa päiviä ennen eräpäivää, positiivinen päiviä eräpäivän jälkeen.

Asetusten määrittäminen

1. Avaa muistutusasetukset

   Siirry Asetukset → Maksumuistutukset.

2. Ota automaattiset muistutukset käyttöön

   Kytke Automaattiset muistutukset päälle sivun yläreunasta.

3. Säädä ajastus

   Aseta kullekin muistutustasolle päivämäärä suhteessa eräpäivään. Esimerkiksi:

   • 1. muistutus: -3 (3 päivää ennen eräpäivää)
   • 2. muistutus: 7 (7 päivää eräpäivän jälkeen)
   • 3. muistutus: 14 (14 päivää eräpäivän jälkeen)

4. Aseta viivästyskorko

   Ota viivästyskorko käyttöön ja syötä korkoprosentti. Korkolain mukainen viivästyskorko on EKP:n viitekorko + 7 prosenttiyksikköä.

5. Muokkaa sähköpostipohjia

   Avaa kunkin muistutustason sähköpostipohja ja muokkaa aihe sekä viesti. Käytä muuttujia laskun tietojen täyttämiseen automaattisesti.

6. Tallenna

Sähköpostipohjien muuttujat

Muistutusviesteissä voit käyttää seuraavia muuttujia, jotka Kirjapro korvaa automaattisesti laskun tiedoilla:

Muuttuja	Selite
[INVOICE_NUMBER]	Laskun numero
[DUE_DATE]	Eräpäivä
[AMOUNT]	Laskun loppusumma
[COMPANY_NAME]	Yrityksesi nimi
[CUSTOMER_NAME]	Asiakkaan nimi
[PENALTY_INTEREST]	Viivästyskorkoprosentti

Manuaalisen muistutuksen lähettäminen

Voit lähettää muistutuksen käsin yksittäisestä laskusta:

1. Avaa lasku

   Siirry Laskutus ja avaa erääntynyt lasku.

2. Lähetä muistutus

   Klikkaa Lähetä muistutus. Valitse muistutustaso ja tarkista viesti ennen lähettämistä.

Viivästyskorko

Suomen korkolaki määrittää viivästyskoron enimmäismäärän.

Myyntityyppi	Viivästyskorko
Yritysmyynti (B2B)	Viitekorko + 8 prosenttiyksikköä
Kuluttajamyynti (B2C)	Viitekorko + 7 prosenttiyksikköä

Varoitus

Tarkista voimassa oleva viitekorko Suomen Pankin sivuilta. Liian korkean koron periminen voi olla korkolain vastaista.

Kirjapro laskee viivästyskoron automaattisesti eräpäivästä muistutuspäivään ja lisää erittelyn muistutusviestiin.

Muistutusten historia

Jokaisen laskun aikajanalla näet:

• Lähetetyt muistutukset ja niiden päivämäärät
• Muistutuksen taso (1., 2. vai 3.)
• Lähetyksen tila (lähetetty, toimitettu, epäonnistunut)

Vinkkejä

1. Ennakkomuistutus toimii parhaiten. Monet maksut myöhästyvät unohduksen takia. Muistutus ennen eräpäivää vähentää myöhästymisiä merkittävästi.

2. Pidä sävy asiallisena. Ensimmäinen muistutus voi olla ystävällinen, kolmas painokkaampi.

3. Dokumentoi kaikki. Kirjapro tallentaa muistutushistorian automaattisesti. Tämä on tärkeää, jos maksu päätyy perintään.

4. Tarkista asiakkaiden sähköpostit. Muistutus lähetetään vain, jos asiakkaalla on sähköpostiosoite.

Seuraavaksi

• Maksujen seuranta — avoimien laskujen hallinta
• Laskun luonti — luo uusi lasku
• Verkkolaskutus — lähetä laskuja verkkolaskuna