Menetelmäkuvaus
Kirjanpitolain 2 luvun 7 a § edellyttää luetteloa kirjanpidoista, tositteiden lajeista ja muista kirjanpitoaineistoista sekä niiden yhteyksistä ja säilytystavoista. Yleinen ohjelmiston kuvaus ei korvaa yrityksen omaa luetteloa. Menetelmien kuvaaminen auttaa osoittamaan kirjausketjun ja aineiston saatavuuden.
Kirjapron Raportit → Aineistoluettelo auttaa luettelon tekemisessä. Täydennä mukaan muualla säilytettävä aineisto ja käyttämäsi muut järjestelmät. Alla on runko yrityksen oman kuvauksen laatimiseen.
1. Järjestelmät ja vastuuhenkilöt
Osio nimeltä “1. Järjestelmät ja vastuuhenkilöt”Kirjaa yritys, tilikausi, vastuuhenkilö ja käytetyt järjestelmät. Kirjapro on kahdenkertaisen kirjanpidon ohjelma. Kuvaa lisäksi mahdolliset palkanlaskennan, kassan, verkkokaupan ja ulkoisen arkiston järjestelmät sekä yhteydet kirjanpitoon.
2. Aineistot ja kirjausketju
Osio nimeltä “2. Aineistot ja kirjausketju”| Aineisto | Täydennä yrityskohtaisesti |
|---|---|
| Myynti- ja ostolaskut | Tositesarjat, alkuperäiset PDF-/XML-tiedostot ja liitteet, säilytyspaikka |
| Kuitit ja muut tositteet | Alkuperäisen aineiston tallennus, tunnisteet ja yhteys kirjaukseen |
| Pankkiaineisto | Käytetyt tilit, tiliotteet/tuontiaineisto ja yhteys täsmäytykseen |
| Kirjanpidot ja tililuettelo | Päiväkirja, pääkirja, tilit ja mahdolliset osakirjanpidot |
| Tilinpäätös ja ilmoitukset | Allekirjoitettu tilinpäätös, liitetiedot, veroilmoitukset ja niiden perustana olevat kirjanpidot |
Kuvaa, miten liiketapahtumasta pääsee tositteeseen, kirjaukseen ja raporttiin sekä päinvastoin. Viitenumero auttaa maksun kohdistamisessa, mutta ei yksin osoita maksun, tositteen tai verokäsittelyn oikeellisuutta.
3. Korjaukset ja käyttöoikeudet
Osio nimeltä “3. Korjaukset ja käyttöoikeudet”Kirjapro rajaa yrityksen aineistoon pääsyn käyttöoikeuksilla ja estää suljetun tilikauden kirjausten muokkaamisen. Kirjattujen määrien ja tilien korjaukset tehdään oikaisukirjauksilla. Kuvaa yrityksen tarkastus-, hyväksymis- ja lukituskäytäntö sekä se, miten korjauksen yhteys alkuperäiseen kirjaukseen säilyy.
4. Säilytys ja luettavuus
Osio nimeltä “4. Säilytys ja luettavuus”Kirjanpidot, tilinpäätös ja aineistoluettelot säilytetään vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet ja muu aineisto säilytetään vähintään 6 vuotta tilikauden päättymisvuoden lopusta. Huomioi mahdolliset pidemmät erityisvelvoitteet ja kirjausketjun säilyminen.
Kirjaa jokaiselle aineistolle säilytyspaikka, tiedostomuoto, käyttöön tarvittava ohjelma ja vastuuhenkilö. Aineiston on oltava saatavilla Suomesta ilman aiheetonta viivettä sekä muunnettavissa selväkieliseen muotoon.
5. Vienti ja palautumisen varmistaminen
Osio nimeltä “5. Vienti ja palautumisen varmistaminen”Kuvaa yrityksen viennin aikataulu, erillisen arkiston sijainti ja pääsyoikeudet. Tarkista tietokantarivit ja alkuperäiset tiedostot erikseen: pelkkä tietokannan varmuuskopio ei sisällä tallennuspalvelun tositekuvia tai PDF-liitteitä. Dokumentoi arkiston avaamis- tai palautuskoe ja sen tulos.
Ennen palvelun käytön päättämistä tee aineiston vienti, tarkista arkiston kattavuus ja säilytä tarvittavat asiakirjat myös erikseen. Tallenna yrityksen vahvistettu ja allekirjoitettu tilinpäätös sen lopullisessa muodossa.
6. Kuvauksen ylläpito
Osio nimeltä “6. Kuvauksen ylläpito”Päivitä luettelo ja menetelmät, kun aineisto, järjestelmä, integraatio, tositesarja tai säilytystapa muuttuu. Merkitse päiväys ja vastuuhenkilö sekä säilytä myös vanhojen tilikausien kirjausketjun tulkintaan tarvittavat versiot.