Toistuvat laskut

Toistuvat laskut automatisoivat säännöllisen laskutuksen. Luo laskupohja kerran, ja Kirjapro luo laskut puolestasi valitulla aikataululla.

Huomio

Toistuvat laskut ovat saatavilla Yrittäjä- ja Tilitoimisto-paketeissa.

Milloin käyttää toistuvia laskuja?

• Kuukausivuokrat, kiinteä summa joka kuukausi
• Ylläpitosopimukset, kuukausiveloitukset tai huoltomaksut
• Tilauspalvelut, kuukausi- tai vuosimaksut
• Säännölliset konsultointipalkkiot, viikko- tai kuukausilaskutus

Toistuvan laskun luominen

1. Siirry toistuviin laskuihin

   Avaa sivupalkista Laskutus → Toistuvat → Uusi toistuva lasku

2. Valitse asiakas

   Valitse olemassa oleva asiakas tai luo uusi.

3. Täytä laskupohjan tiedot

   Sama sisältö kuin tavallisessa laskussa:

   • Tuoterivit (kuvaus, määrä, yksikköhinta, ALV-kanta)
   • Maksuehto
   • Lisätiedot ja huomautukset

4. Aseta aikataulu

   Valitse laskutusväli:

   Väli	Esimerkki
   Viikoittain	Joka maanantai
   Kuukausittain	Joka kuun 1. päivä
   Neljännesvuosittain	Tammi, huhti, heinä, loka
   Vuosittain	Kerran vuodessa

5. Valitse alkamispäivä

   Ensimmäinen lasku luodaan tästä päivästä alkaen.

6. Aseta päättymispäivä (vapaaehtoinen)

   Jos sopimus on määräaikainen, aseta päättymispäivä. Toistaiseksi voimassa olevissa sopimuksissa jätä tyhjäksi.

7. Tallenna

   Laskupohja aktivoituu ja ensimmäinen lasku luodaan aikataulun mukaan.

Miten automaattinen luonti toimii?

Kirjapro tarkistaa aktiiviset laskupohjat päivittäin. Kun aikataulun mukainen päivä koittaa:

1. Järjestelmä luo uuden laskun pohjan tietojen perusteella
2. Lasku saa uuden laskunumeron ja viitenumeron
3. Päivämäärät päivittyvät automaattisesti

Luonnos vai automaattilähetys?

Automaattisesti luodut laskut voi käsitellä kahdella tavalla:

Tapa	Toiminta
Luonnoksena	Lasku odottaa tarkistusta ennen lähettämistä
Automaattilähetys	Lasku lähetetään suoraan asiakkaalle

Vinkki

Aseta automaattilähetys päälle rutiinilaskuissa, joiden summa ei muutu. Säästät aikaa joka kuukausi.

Laskupohjan hallinta

Pohjan muokkaaminen

1. Siirry Laskutus → Toistuvat
2. Valitse laskupohja
3. Klikkaa Muokkaa
4. Tee muutokset
5. Tallenna

Muutokset koskevat vain tulevia laskuja. Jo luodut laskut säilyvät ennallaan.

Keskeyttäminen ja jatkaminen

Voit keskeyttää toistuvan laskun väliaikaisesti:

1. Avaa laskupohja
2. Vaihda tila Aktiivinen → Keskeytetty
3. Laskujen luonti pysähtyy

Kun haluat jatkaa, vaihda tila takaisin aktiiviseksi. Kirjapro jatkaa seuraavasta aikataulun mukaisesta päivästä.

Poistaminen

1. Avaa laskupohja
2. Klikkaa Poista
3. Vahvista

Huomio

Laskupohjan poistaminen poistaa vain pohjan. Kaikki jo luodut laskut säilyvät laskutushistoriassa.

Laskupohjan sisältö

Laskupohja sisältää samat tiedot kuin tavallinen lasku:

• Asiakas: nimi, osoite, Y-tunnus
• Tuoterivit: kuvaukset, määrät, hinnat, ALV-kannat
• Maksuehto: esim. 14 pv netto
• Lisätiedot: vapaamuotoiset huomautukset laskuun

Vinkkejä

1. Tarkista ensimmäinen lasku: ota automaattilähetys käyttöön vasta kun olet varmistanut, että pohja on oikein

2. Käytä kuvaavia nimiä: nimeä pohja selkeästi (esim. “Yritys Oy kuukausivuokra”), niin löydät sen helposti

3. Muista päivittää hinnat: jos hinta muuttuu, muokkaa pohjaa ajoissa ennen seuraavaa laskun luontia

Seuraavaksi

• Laskun luonti - Tavallisen laskun luominen
• Maksujen seuranta - Seuraa avoimia laskuja
• Hinnoittelu - Vertaa paketteja ja hintoja