Tarjoukset ja sopimukset

Kirjapron tarjoustoiminnolla luot tarjouksia ja sopimuksia, lähetät ne yhdelle tai usealle vastaanottajalle ja muunnat hyväksytyt tarjoukset suoraan laskuiksi ilman tietojen uudelleensyöttöä. Jokainen lähetys muodostaa muuttumattoman asiakirjaversion, johon katselut ja päätökset sidotaan.

Huomio

Tarjoukset ja sopimukset ovat julkisessa hinnoittelussa käytettävissä Yrittäjä- ja Kasvu-tilauksissa.

Tarjouksen luominen

1. Siirry tarjouksiin

   Avaa sivupalkista Laskutus → Tarjoukset → Uusi tarjous

2. Valitse tyyppi

   Valitse Tarjous tai Sopimus. Tyyppi vaikuttaa numerointiin (TAR00001 tai SOP00001) ja otsikointiin. Numero annetaan automaattisesti vasta tallennuksen yhteydessä, joten esikatselussa se näkyy viivana (—) kunnes luonnos on tallennettu.

3. Valitse asiakas

   Valitse olemassa oleva asiakas pikahakukentällä. Voit hakea nimellä, Y-tunnuksella tai sähköpostilla.

4. Aseta voimassaolo

   • Voimassa alkaen: Oletuksena kuluva päivä
   • Voimassa asti: Oletuksena 30 päivää. Voit muuttaa vapaasti.

5. Lisää sisältökuvaus

   Vapaamuotoinen teksti, joka näkyy tarjouksen yläosassa. Kuvaile mitä tarjoat: projektin laajuus, toimitusaikataulu, ehdot.

6. Lisää tuoterivit

   Jokaiselle riville:

   • Tuotteen tai palvelun kuvaus
   • Määrä ja yksikkö (kpl, h, kk, …)
   • Yksikköhinta (€)
   • ALV-kanta (25,5 %, 13,5 %, 10 % tai 0 %)

   Kirjapro laskee veroton, ALV ja kokonaissumman automaattisesti.

7. Lisää sisäiset muistiinpanot (vapaaehtoinen)

   Muistiinpanot näkyvät vain sinulle, eivät asiakkaalle.

8. Tallenna

   Tarjous tallentuu luonnoksena. Tallennuksen jälkeen määrität vastaanottajat ja lähetät asiakirjan sen tietosivulta.

Vastaanottajat ja lähetys

Luonnoksen tietosivun Vastaanottajat ja todisteet -kortissa voit lisätä 1–10 vastaanottajaa. Jokaiselle annetaan nimi, sähköpostiosoite ja rooli:

• Hyväksyjä voi katsella ja hyväksyä tai hylätä asiakirjan.
• Tiedoksi voi katsella asiakirjan, mutta ei voi tehdä päätöstä.

Listan järjestys määrää hyväksymisjärjestyksen. Myöhempi hyväksyjä voi tehdä päätöksen vasta, kun häntä edeltävät hyväksyjät ovat hyväksyneet. Vähintään yhden vastaanottajan pitää olla hyväksyjä.

Tallenna vastaanottajat ja valitse Lähetä. Kirjapro luo jokaiselle henkilökohtaisen, suojatun linkin ja lähettää sen sähköpostilla. Viesti ei sisällä päätösasiakirjaa tavallisena PDF-liitteenä. Jos et ole tallentanut erillistä vastaanottajalistaa, Kirjapro ehdottaa asiakkaan yhteyshenkilöä tai asiakastietojen nimeä ja sähköpostiosoitetta.

Vinkki

Jos osa viesteistä epäonnistuu, Kirjapro näyttää osittaisen lähetyksen varoituksen. Onnistuneet vastaanottajat säilyvät voimassa, ja lähetyksen voi yrittää uudelleen tilassa Lähetetty tai Katsottu.

Yrityksesi ilme koko asiakaspolussa

Tarjous tai sopimus käyttää yrityksesi oletuslaskupohjan logoa, värejä ja kirjasinta. Sama lähetyshetkellä tallennettu ilme seuraa asiakirjaa:

• sähköpostiviestissä
• vastaanottajan henkilökohtaisella päätössivulla
• asiakirjan esikatselussa
• ladattavassa PDF-tiedostossa
• hyväksyntä- tai hylkäystodisteessa

Lähettäjänä näkyy Yrityksesi nimi, mutta viesti toimitetaan Kirjapron varmennetusta asiakirjat@kirjapro.fi-osoitteesta. Vastaanottajan vastaus ohjataan yrityksesi asetuksiin tallennettuun sähköpostiin.

Huomio

Yrityksesi logo näkyy viestin sisällössä. Sähköpostiohjelman viestilistalla näkyvä lähettäjäavatar ei ole sama asia, eikä se vaihdu asiakasyrityksen logoksi.

Kun asiakirja lähetetään, sen sisältö, vastaanottajat ja ilme jäädytetään muuttumattomaksi versioksi. Myöhemmin tehty muutos laskupohjaan ei muuta jo lähetettyä asiakirjaa. Näin vastaanottajan näkemä sisältö ja päätökseen liitetty todiste pysyvät keskenään yhdenmukaisina.

Tarjous on rakennettu ostajan päätöksenteon mukaan: asiakkaan tiedot ja keskeiset ehdot näkyvät ensin, niitä seuraavat jäsennelty ehdotus, hintaerittely, arvonlisäverollinen kokonaishinta ja selkeä seuraava askel. Sisältökentän lyhyet omille riveilleen kirjoitetut otsikot muodostavat tarjoukseen erilliset osiot, kuten Ehdotuksemme sekä Toimitus ja aikataulu. Sopimus käyttää omaa, juridiseen asiakirjaan sopivaa sopimusosapuolten ja numeroitujen kohtien rakennetta.

Viestin päätoiminto on yksi selkeä Avaa tarjous- tai Avaa sopimus -painike. Sen alla näkyy kopioitava varalinkki siltä varalta, että vastaanottajan sähköpostiohjelma estää painikkeen. Viesti ja päätössivu toimivat myös puhelimella, eikä vastaanottajan tarvitse luoda Kirjapro-tunnusta.

Lue lisää sähköpostien yritysilmeestä ja lähetysosoitteista →

Vastaanottajan päätös

Vastaanottaja avaa oman linkkinsä ilman Kirjapro-tunnusta. Hyväksyjä kirjoittaa koko nimensä, vahvistaa oikeutensa tehdä päätös vastaanottajan puolesta ja hyväksyy asiakirjaversion sellaisenaan. Tarjouksen yhteydessä hänelle kerrotaan selkeästi, että hyväksyntä voi muodostaa osapuolten välille sitovan sopimuksen. Tarjous muuttuu Hyväksytyksi, kun kaikki hyväksyjät ovat hyväksyneet sen. Yhdenkin hyväksyjän hylkäys muuttaa tarjouksen Hylätyksi.

Uudelleenlähetys luo uudet henkilökohtaiset linkit. Jo loppuun käsitellyn asiakirjan päätöstä ei voi tehdä uudelleen.

Tarjouksen tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Tarjous on keskeneräinen, ei lähetetty. Voidaan muokata.
Lähetetty	Vastaanottajille on luotu linkit ja vähintään yksi viesti on lähetetty.
Katsottu	Vähintään yksi vastaanottaja on avannut henkilökohtaisen linkkinsä.
Hyväksytty	Kaikki hyväksyjät ovat hyväksyneet asiakirjan tai se on merkitty hyväksytyksi sisäisesti. Tarjous voidaan muuntaa laskuksi.
Hylätty	Hyväksyjä on hylännyt asiakirjan tai se on merkitty hylätyksi sisäisesti. Voidaan palauttaa luonnokseksi.
Vanhentunut	Voimassaoloaika on päättynyt. Voidaan palauttaa luonnokseksi.

Tilasiirtymät

Luonnos → Lähetetty → Katsottu → Hyväksytty
                                → Hylätty     → Luonnos (palauta)
                                → Vanhentunut → Luonnos (palauta)

Hyväksytyn tarjouksen voi muuntaa laskuksi. Hylätyn tai vanhentuneen tarjouksen voi palauttaa luonnokseksi, jolloin sitä voi muokata ja lähettää uudelleen.

Luonnoksen muokkaaminen

Vain Luonnos-tilassa olevia tarjouksia voi muokata:

1. Avaa tarjous listasta
2. Klikkaa Muokkaa
3. Muokkaa tietoja: tyyppi, otsikko, asiakas, voimassaolo, rivit
4. Tallenna muutokset

Tallennuksen jälkeen voit tarkistaa vastaanottajat ja lähettää luonnoksen tietosivulta.

Varoitus

Lähetettyä tarjousta ei voi muokata suoraan. Jos haluat tehdä muutoksia lähetettyyn tarjoukseen, palauta se ensin luonnokseksi tai luo kopio.

Tarjouksen kopiointi

Luo uusi tarjous olemassa olevan pohjalta:

1. Avaa tarjous
2. Klikkaa Kopioi uudeksi
3. Kirjapro luo uuden luonnoksen samoilla tiedoilla:
   • Asiakas, sisältö, muistiinpanot ja tuoterivit kopioituvat
   • Numero ja voimassaolopäivät generoidaan automaattisesti
4. Muokkaa tiedot tarpeen mukaan ja tallenna

Tämä säästää aikaa, kun teet samanlaisia tarjouksia eri asiakkaille tai päivität vanhan tarjouksen uusilla hinnoilla.

Sähköisen päätöksen todisteet

Vastaanottajat ja todisteet -kortissa näet lähetysversiot, vastaanottajien roolit ja tilat sekä asiakirjan SHA-256-sormenjäljen. Vastaanottajan päätöksestä tallennetaan muun muassa:

• asiakirjaversio ja sen sormenjälki
• päätöksen ajankohta
• vastaanottajan kirjoittama nimi ja suostumusversio
• päätökseen liittyvät IP-osoite- ja selain-/laitetiedot

PDF-lataus sisältää vastaanottajan sähköisellä linkillä tekemän päätöksen todisteen. Voit lisäksi ladata koneellisesti luettavan JSON-todistepaketin.

Pitkät asiakirjat jaetaan automaattisesti A4-sivuille. Jokaisella sivulla näkyy asiakirjan viite ja sivunumero, ja sähköisen päätöksen todiste lisätään omalle sivulleen asiakirjasisällön jälkeen. Näin myös tulostettu tai arkistoitu PDF säilyy helposti tunnistettavana.

Varoitus

Toiminto toteuttaa tavallisen sähköisen allekirjoituksen ja päätöksen todistamisen. Se ei ole vahva henkilöllisyyden tunnistus eikä eIDAS-asetuksen mukainen kehittynyt tai hyväksytty sähköinen allekirjoitus. Arvioi käyttötapauksen lakisääteiset muotovaatimukset erikseen.

Tarjouksesta laskuksi

Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, muunna se laskuksi yhdellä klikkauksella:

1. Varmista hyväksyntä

   Asiakas voi hyväksyä tarjouksen henkilökohtaisesta linkistään. Tarvittaessa voit valita Merkitse hyväksytyksi, jos päätös on saatu muuta kautta.

   Varoitus

   Sisäinen merkintä ei sisällä vastaanottajan sähköisen hyväksynnän todisteita eikä korvaa linkistä tehtyä päätöstä.

2. Muunna laskuksi

   Klikkaa Muunna laskuksi

3. Tarkista ja lähetä

   Kirjapro luo uuden laskuluonnoksen:

   • Kaikki tuoterivit, ALV-kannat ja summat siirtyvät automaattisesti
   • Asiakas, laskun numero ja viitenumero generoidaan automaattisesti
   • Eräpäivä lasketaan oletuksena 14 päivää eteenpäin

   Tarkista tiedot ja lähetä lasku normaalisti.

Vinkki

Alkuperäinen tarjous säilyy muuttumattomana. Tarjous ja lasku linkittyvät toisiinsa, joten voit aina seurata mitä tarjousta lasku vastaa.

Toiminnot

Tarjouksen yläpalkin kautta pääset kaikkiin toimintoihin:

Toiminto	Milloin käytettävissä
Muokkaa	Luonnos
Lähetä	Luonnos
Lähetä uudelleen	Lähetetty, Katsottu
Merkitse hyväksytyksi	Lähetetty, Katsottu
Muunna laskuksi	Hyväksytty
Kopioi uudeksi	Kaikki tilat
Lataa PDF	Kaikki tilat
Palauta luonnokseksi	Hylätty, Vanhentunut
Merkitse hylätyksi	Lähetetty, Katsottu
Poista	Luonnos

Sopimukset

Sopimukset toimivat täysin samalla tavalla kuin tarjoukset, mutta:

• Oma numerosarja: SOP00001, SOP00002, …
• Sopimus-otsikko ja -termit käyttöliittymässä
• Muuten samat toiminnot: luonti, vastaanottajat, sähköinen päätös, todisteet, kopiointi ja muunnos laskuksi

Valitse tyypiksi Sopimus uutta tarjousta luodessa, tai suodata listaa tyyppisuodattimella.

Voimassaoloaika

Voimassaolon asettaminen

Aseta tarjoukselle voimassaoloaika luontivaiheessa. Yleisiä voimassaoloaikoja:

Voimassaolo	Käyttö
14 päivää	Pienet, yksinkertaiset tarjoukset
30 päivää	Yleisin, sopii useimpiin tilanteisiin
60 päivää	Suuret projektit, jotka vaativat harkintaa
90 päivää	Julkiset hankinnat, pitkät päätösprosessit

Vanhentuneet tarjoukset

Kun voimassaoloaika päättyy:

• Tarjous voidaan merkitä Vanhentuneeksi
• Voit palauttaa vanhentuneen tarjouksen luonnokseksi ja lähettää uudelleen päivitetyillä tiedoilla
• Tai luoda kopion uusilla hinnoilla

Listanäkymä ja suodatus

Tarjousten listanäkymässä voit:

• Suodattaa tilan mukaan: Luonnos, Lähetetty, Hyväksytty, jne.
• Suodattaa tyypin mukaan: Tarjous tai Sopimus
• Hakea otsikolla, numerolla tai asiakkaan nimellä
• Nähdä kunkin tarjouksen tilan, summan ja voimassaolopäivän

MCP-integraatio

Tarjouksia voi hallita myös tekoälyavustajan kautta MCP-yhteydellä:

• “Luo uusi tarjous asiakkaalle Yritys Oy”
• “Lähetä tarjous TAR00005 sähköpostilla”
• “Muunna tarjous TAR00003 laskuksi”
• “Näytä kaikki avoimet tarjoukset”

Katso MCP-toiminnot täydelliselle listalle.

Käyttötapauksia

Projektitarjoukset

Luo tarjous projektikohtaisesti eriteltynä:

• Suunnitteluvaihe: 2 000 €
• Toteutus: 5 000 €
• Testaus ja käyttöönotto: 1 500 €

Palvelutarjoukset

Tarjoa kuukausipalvelua:

• Ylläpitopalvelu 40 h/kk: 3 200 €
• Tukipalvelu: 500 €/kk
• Palvelinylläpito: 150 €/kk

Tuotetarjoukset

Tarjoa tuotteita yksikköhinnoilla:

• Tuote A, 100 kpl × 12,50 €
• Tuote B, 50 kpl × 24,00 €
• Toimitus: 45,00 €

Seuraavaksi

• Laskun luonti: Luo lasku tyhjästä
• Sähköpostit ja yritysilme: Määritä logo, värit ja vastausosoite
• Asiakkaat: Hallitse asiakastietoja
• MCP-toiminnot: Hallitse tarjouksia tekoälyavustajan kautta