Tarjoukset ja sopimukset

Kirjapron tarjoustoiminnolla luot ammattimaisia tarjouksia ja sopimuksia, lähetät ne asiakkaille sähköpostilla ja muunnat hyväksytyt tarjoukset suoraan laskuiksi ilman tietojen uudelleensyöttöä.

Huomio

Tarjoukset ja sopimukset ovat käytettävissä Yrittäjä- ja Tilitoimisto-tilauksissa.

Tarjouksen luominen

1. Siirry tarjouksiin

   Avaa sivupalkista Laskutus → Tarjoukset → Uusi tarjous

2. Valitse tyyppi

   Valitse Tarjous tai Sopimus. Tyyppi vaikuttaa numerointiin (TAR00001 tai SOP00001) ja otsikointiin. Numero annetaan automaattisesti vasta tallennuksen yhteydessä, joten esikatselussa se näkyy viivana (—) kunnes luonnos on tallennettu.

3. Valitse asiakas

   Valitse olemassa oleva asiakas pikahakukentällä. Voit hakea nimellä, Y-tunnuksella tai sähköpostilla.

4. Aseta voimassaolo

   • Voimassa alkaen: Oletuksena kuluva päivä
   • Voimassa asti: Oletuksena 30 päivää. Voit muuttaa vapaasti.

5. Lisää sisältökuvaus

   Vapaamuotoinen teksti, joka näkyy tarjouksen yläosassa. Kuvaile mitä tarjoat: projektin laajuus, toimitusaikataulu, ehdot.

6. Lisää tuoterivit

   Jokaiselle riville:

   • Tuotteen tai palvelun kuvaus
   • Määrä ja yksikkö (kpl, h, kk, …)
   • Yksikköhinta (€)
   • ALV-kanta (25,5 %, 13,5 %, 10 % tai 0 %)

   Kirjapro laskee veroton, ALV ja kokonaissumman automaattisesti.

7. Lisää sisäiset muistiinpanot (vapaaehtoinen)

   Muistiinpanot näkyvät vain sinulle — eivät asiakkaalle.

8. Tallenna

   Tarjous tallentuu luonnoksena. Tallennuksen jälkeen voit valita, lähettäisitkö tarjouksen suoraan sähköpostilla.

Lähetysdialogi

Kun tallennat uuden tarjouksen tai muokkaat luonnosta, Kirjapro kysyy haluatko lähettää tarjouksen asiakkaalle sähköpostilla:

• Lähetä sähköpostilla — Tarjous lähetetään PDF-liitteenä asiakkaan sähköpostiosoitteeseen. Tila muuttuu automaattisesti Lähetetyksi.
• Ohita — Tarjous jää luonnokseksi. Voit lähettää sen myöhemmin.

Vinkki

Jos asiakkaalle ei ole asetettu sähköpostiosoitetta, voit silti tallentaa tarjouksen ja ladata PDF:n manuaalisesti.

Tarjouksen tilat

Tila	Kuvaus
Luonnos	Tarjous on keskeneräinen, ei lähetetty. Voidaan muokata.
Lähetetty	Tarjous on lähetetty asiakkaalle sähköpostilla.
Katsottu	Asiakas on avannut tarjouksen.
Hyväksytty	Asiakas on hyväksynyt tarjouksen — voidaan muuntaa laskuksi.
Hylätty	Asiakas on hylännyt tarjouksen. Voidaan palauttaa luonnokseksi.
Vanhentunut	Voimassaoloaika on päättynyt. Voidaan palauttaa luonnokseksi.

Tilasiirtymät

Luonnos → Lähetetty → Katsottu → Hyväksytty
                                → Hylätty     → Luonnos (palauta)
                                → Vanhentunut → Luonnos (palauta)

Hyväksytyn tarjouksen voi muuntaa laskuksi. Hylätyn tai vanhentuneen tarjouksen voi palauttaa luonnokseksi, jolloin sitä voi muokata ja lähettää uudelleen.

Luonnoksen muokkaaminen

Vain Luonnos-tilassa olevia tarjouksia voi muokata:

1. Avaa tarjous listasta
2. Klikkaa Muokkaa
3. Muokkaa tietoja: tyyppi, otsikko, asiakas, voimassaolo, rivit
4. Tallenna muutokset

Tallennuksen jälkeen näytetään sama lähetysdialogi kuin uutta tarjousta luodessa.

Varoitus

Lähetettyä tarjousta ei voi muokata suoraan. Jos haluat tehdä muutoksia lähetettyyn tarjoukseen, palauta se ensin luonnokseksi tai luo kopio.

Tarjouksen kopiointi

Luo uusi tarjous olemassa olevan pohjalta:

1. Avaa tarjous
2. Klikkaa Kopioi uudeksi
3. Kirjapro luo uuden luonnoksen samoilla tiedoilla:
   • Asiakas, sisältö, muistiinpanot ja tuoterivit kopioituvat
   • Numero ja voimassaolopäivät generoidaan automaattisesti
4. Muokkaa tiedot tarpeen mukaan ja tallenna

Tämä säästää aikaa, kun teet samanlaisia tarjouksia eri asiakkaille tai päivität vanhan tarjouksen uusilla hinnoilla.

Tarjouksesta laskuksi

Kun asiakas hyväksyy tarjouksen, muunna se laskuksi yhdellä klikkauksella:

1. Merkitse hyväksytyksi

   Avaa tarjous ja klikkaa Hyväksy

2. Muunna laskuksi

   Klikkaa Muunna laskuksi

3. Tarkista ja lähetä

   Kirjapro luo uuden laskuluonnoksen:

   • Kaikki tuoterivit, ALV-kannat ja summat siirtyvät automaattisesti
   • Asiakas, laskun numero ja viitenumero generoidaan automaattisesti
   • Eräpäivä lasketaan oletuksena 14 päivää eteenpäin

   Tarkista tiedot ja lähetä lasku normaalisti.

Vinkki

Alkuperäinen tarjous säilyy muuttumattomana. Tarjous ja lasku linkittyvät toisiinsa, joten voit aina seurata mitä tarjousta lasku vastaa.

Toiminnot

Tarjouksen yläpalkin kautta pääset kaikkiin toimintoihin:

Toiminto	Milloin käytettävissä
Muokkaa	Luonnos
Lähetä sähköpostilla	Luonnos
Hyväksy	Lähetetty, Katsottu
Muunna laskuksi	Hyväksytty
Kopioi uudeksi	Kaikki tilat
Lataa PDF	Kaikki tilat
Palauta luonnokseksi	Hylätty, Vanhentunut
Hylkää	Lähetetty, Katsottu
Poista	Luonnos

Sopimukset

Sopimukset toimivat täysin samalla tavalla kuin tarjoukset, mutta:

• Oma numerosarja: SOP00001, SOP00002, …
• Sopimus-otsikko ja -termit käyttöliittymässä
• Muuten samat toiminnot: luonti, muokkaus, lähetys, kopiointi, muunnos laskuksi

Valitse tyypiksi Sopimus uutta tarjousta luodessa, tai suodata listaa tyyppisuodattimella.

Voimassaoloaika

Voimassaolon asettaminen

Aseta tarjoukselle voimassaoloaika luontivaiheessa. Yleisiä voimassaoloaikoja:

Voimassaolo	Käyttö
14 päivää	Pienet, yksinkertaiset tarjoukset
30 päivää	Yleisin, sopii useimpiin tilanteisiin
60 päivää	Suuret projektit, jotka vaativat harkintaa
90 päivää	Julkiset hankinnat, pitkät päätösprosessit

Vanhentuneet tarjoukset

Kun voimassaoloaika päättyy:

• Tarjous voidaan merkitä Vanhentuneeksi
• Voit palauttaa vanhentuneen tarjouksen luonnokseksi ja lähettää uudelleen päivitetyillä tiedoilla
• Tai luoda kopion uusilla hinnoilla

Listanäkymä ja suodatus

Tarjousten listanäkymässä voit:

• Suodattaa tilan mukaan: Luonnos, Lähetetty, Hyväksytty, jne.
• Suodattaa tyypin mukaan: Tarjous tai Sopimus
• Hakea otsikolla, numerolla tai asiakkaan nimellä
• Nähdä kunkin tarjouksen tilan, summan ja voimassaolopäivän

MCP-integraatio

Tarjouksia voi hallita myös Clauden kautta MCP-yhteydellä:

• “Luo uusi tarjous asiakkaalle Yritys Oy”
• “Lähetä tarjous TAR00005 sähköpostilla”
• “Muunna tarjous TAR00003 laskuksi”
• “Näytä kaikki avoimet tarjoukset”

Katso MCP-toiminnot täydelliselle listalle.

Käyttötapauksia

Projektitarjoukset

Luo tarjous projektikohtaisesti eriteltynä:

• Suunnitteluvaihe: 2 000 €
• Toteutus: 5 000 €
• Testaus ja käyttöönotto: 1 500 €

Palvelutarjoukset

Tarjoa kuukausipalvelua:

• Ylläpitopalvelu 40 h/kk: 3 200 €
• Tukipalvelu: 500 €/kk
• Palvelinylläpito: 150 €/kk

Tuotetarjoukset

Tarjoa tuotteita yksikköhinnoilla:

• Tuote A, 100 kpl × 12,50 €
• Tuote B, 50 kpl × 24,00 €
• Toimitus: 45,00 €

Seuraavaksi

• Laskun luonti — Luo lasku tyhjästä
• Asiakkaat — Hallitse asiakastietoja
• MCP-toiminnot — Hallitse tarjouksia Clauden kautta