Sähköpostiviestit ja yritysilme

Kirjapron asiakasviestit on suunniteltu näyttämään siltä, että ne tulevat sinun yritykseltäsi. Vastaanottaja näkee heti lähettäjän, asian, tärkeimmät tiedot ja seuraavan toiminnon ilman, että hänen täytyy tuntea Kirjaprota ennestään.

Mitä vastaanottaja näkee

Laskuissa, maksumuistutuksissa, tarjouksissa ja sopimuksissa:

lähettäjän nimenä näkyy Yrityksesi nimi
viestin yläosassa näkyy yrityksesi nimi ja mahdollinen logo
painikkeet käyttävät laskupohjan turvallista pääväriä
vastaukset ohjataan yrityksesi omaan sähköpostiosoitteeseen
viestin alatunniste kertoo selkeästi, että toimitus on tehty turvallisesti Kirjapro-palvelussa

Jos logoa ei ole asetettu tai sen näyttäminen on pois käytöstä, viesti käyttää siistiä alkukirjaintunnusta. Asiakasviesti ei jää tämän vuoksi tyhjäksi tai rikkinäiseksi.

Määritä yrityksesi ilme

Lisää vastausosoite

Siirry Asetukset → Yrityksen tiedot ja tallenna yrityksesi sähköpostiosoite. Kun vastaanottaja vastaa lasku-, tarjous- tai sopimusviestiin, vastaus ohjataan tähän osoitteeseen.
Avaa laskupohja

Siirry Asetukset → Laskupohja.
Lisää logo

Avaa Logo, ota Näytä logo käyttöön ja lataa yrityksesi logo.
Valitse värit

Määritä vähintään pääväri. Kirjapro tarkistaa sähköpostipainikkeen kontrastin ja käyttää tarvittaessa selkeämpää varaväriä, jotta teksti pysyy luettavana.
Tallenna ja tarkista

Tarkista laskupohjan esikatselu ja tallenna muutokset ennen asiakirjan lähettämistä.

Sama oletuslaskupohja antaa ilmeen laskuille, maksumuistutuksille, tarjouksille ja sopimuksille. Tarjouksen tai sopimuksen lähetyshetken ilme tallennetaan osaksi muuttumatonta asiakirjaversiota. Myöhemmin tehty logon tai värien muutos ei siis muuta jo lähetettyä versiota tai sen todisteita.

Kirjapron lähetysosoitteet

Kirjapro käyttää viestin tarkoituksen mukaan omaa varmennettua lähetysosoitetta:

Viestin tyyppi	Lähetysosoite
Tarjoukset ja sopimukset	`asiakirjat@kirjapro.fi`
Laskut ja maksumuistutukset	`laskut@kirjapro.fi`
Tietosuoja- ja tietoturvaviestit	`tietosuoja@kirjapro.fi`
Palveluilmoitukset	`ilmoitukset@kirjapro.fi`
Uutiset ja muut tilattavat viestit	`uutiset@kirjapro.fi`

Nämä ovat Kirjapron hallinnoimia lähetysidentiteettejä. Tietosuojaosoite kattaa toistaiseksi sekä tietosuoja- että tietoturva-asiat. Vastaanottajan viestilistalla lähettäjän näyttönimenä näkyy yrityksesi nimi, mutta viestin tiedoista voi tarkistaa Kirjapron varmennetun lähetysosoitteen. Sinun ei tarvitse perustaa osoitteita varten sähköpostilaatikoita, Proton-osoitteita tai omaa Resend-tiliä. Asiakasviestien vastausosoitteena käytetään yrityksesi asetuksiin tallentamaa sähköpostia.

Toiminta eri sähköpostiohjelmissa

Viestipohjat on rakennettu sähköpostiohjelmien rajoitteet huomioiden:

sisältö mukautuu puhelimen ja työpöydän leveyteen
vaalea ja tumma tila on huomioitu
toimintopainikkeille on erillinen Outlook-yhteensopiva toteutus
pitkille henkilökohtaisille linkeille näytetään kopioitava varalinkki
tärkeimmät tiedot näkyvät myös silloin, kun vastaanottaja estää ulkoiset kuvat
lasku toimitetaan lisäksi PDF-liitteenä

Sähköpostiohjelmat voivat silti muuttaa värejä, fontteja tai kuvien näyttämistä omien asetustensa mukaan. Viestin rakenne, tekstit ja päätoiminto säilyvät käyttökelpoisina myös näissä tilanteissa.

Viestit, jotka ohjaavat toimintaan

Jokaisella viestillä on yksi selkeä päätavoite:

Viesti	Päätoiminto
Lasku	Avaa PDF tai maksa lähetyksessä valitulla korttimaksulinkillä
Eräpäivämuistutus	Tarkista eräpäivä ja avoin summa
Maksumuistutus	Maksa avoin summa tai ota yhteyttä
Tarjous tai sopimus	Avaa henkilökohtainen asiakirjalinkki
Päätösilmoitus	Tarkista hyväksyntä tai hylkäys Kirjaprossa

Tarjouksen ja sopimuksen vastaanottaja ei tarvitse Kirjapro-tunnusta. Hän avaa henkilökohtaisen linkin selaimessa, tarkistaa asiakirjan ja tekee päätöksen suojatulla päätössivulla. Päätös ei synny pelkästä sähköpostin avaamisesta tai linkin klikkauksesta.

Toimitustila ja luotettavuus

Kirjapro erottaa sähköpostin toimitustilan asiakirjan katselusta ja hyväksynnästä. Sähköpostin avaus- tai klikkaustieto ei koskaan yksin muuta tarjousta katsotuksi tai hyväksytyksi.

Jos osoite on estolistalla, vastaanottajakohtainen lähetysraja täyttyy tai viestipalvelu hylkää lähetyksen, Kirjapro ei esitä viestiä onnistuneesti lähetettynä. Tarjousten ja sopimusten osittainen lähetys näytetään erikseen, jotta voit korjata epäonnistuneen vastaanottajan ilman, että onnistuneet toimitukset katoavat.

Seuraavaksi

Tarjoukset ja sopimukset: asiakirjaversiot, päätöslinkit ja todisteet
Laskun luonti: laskun lähettäminen sähköpostilla
Maksumuistutukset: ajastus, sävy ja avoin summa
Korttimaksulinkit: lisää laskuviestiin suora maksupainike