Ostolaskujen käsittely

Ostolaskujen tehokas käsittely on yksi tärkeimmistä kirjanpidon rutiineista. Kirjapro tukee verkkolaskujen vastaanottoa sekä manuaalista syöttöä.

Ostolaskun vastaanotto

Verkkolaskuna

Jos yrityksesi vastaanottaa verkkolaskuja (Yrittäjä- tai Tilitoimisto-paketti):

1. Verkkolasku saapuu automaattisesti Kirjaproon
2. Tiedot täytetään laskusta: toimittaja, summa, ALV, eräpäivä
3. Tarkista ja hyväksy

Vinkki

Verkkolaskujen vastaanotto vähentää manuaalista työtä ja näppäilyvirheitä merkittävästi.

Manuaalisesti

1. Avaa ostolaskut

   Siirry Laskutus → Ostolaskut → Uusi ostolasku

2. Täytä laskun tiedot

   • Toimittaja: Valitse tai lisää uusi
   • Laskun numero: Toimittajan laskun numero
   • Päivämäärä: Laskun päivämäärä
   • Eräpäivä: Maksun eräpäivä
   • Viitenumero: Maksuviite

3. Lisää rivit

   Jokaiselle riville:

   • Kuvaus
   • Summa (veroton)
   • ALV-kanta (25,5 %, 13,5 %, 10 % tai 0 %)
   • Tili (kulutili)

4. Liitä tosite

   Lataa alkuperäinen lasku PDF-muodossa tai kuvana.

5. Tallenna

Ostolaskun kirjanpitovaikutus

Kun ostolasku tallennetaan, Kirjapro luo automaattisesti kirjauksen:

Tili	Debet	Kredit
Kulutili (esim. 5800 Toimistokulut)	100,00 €
ALV-saatava (1763)	25,50 €
Ostovelat (2870)		125,50 €

Ostolaskun maksaminen

SEPA-maksuna

1. Avaa hyväksytty ostolasku
2. Klikkaa Luo maksu
3. Tiedot täytetään automaattisesti (IBAN, summa, viite)
4. Lisää maksu maksuerään tai luo yksittäinen maksu

Katso tarkemmat ohjeet: SEPA-maksut

Manuaalinen maksu

Jos maksat laskun suoraan verkkopankissa:

1. Merkitse lasku maksetuksi Kirjaprossa
2. Tai odota pankkitäsmäytystä — se tunnistaa maksun automaattisesti

Kirjaus maksun yhteydessä

Tili	Debet	Kredit
Ostovelat (2870)	125,50 €
Pankkitili (1910)		125,50 €

Ostolaskun tila

Tila	Merkitys
Avoin	Lasku vastaanotettu, ei maksettu
Erääntynyt	Eräpäivä ohitettu
Maksettu	Maksu suoritettu

Dokumenttitunnistus tekoälyllä

Yrittäjä- ja Tilitoimisto-paketeissa voit skannata paperikuitin tai PDF-laskun tekoälyllä:

1. Ota kuva kuitista tai lataa PDF
2. Tekoäly tunnistaa dokumentin tekstisisällön ja poimii laskumaisista dokumenteista kenttiä (toimittaja, summa, ALV, päivämäärä, IBAN, viitenumero)
3. Tarkista tunnistetut tiedot ja luo kirjaus kirjanpitonäkymässä

Katso lisätiedot: Dokumenttitunnistus

Huomio

Dokumenttitunnistus kuluttaa kuukausittaista skannausten kiintiötä (erillinen tekoälykrediiteistä). Kiintiö näkyy kohdassa Asetukset → Tilaus.

Vinkkejä

Tarkista ALV-vähennys

Varmista, että olet oikeutettu ALV-vähennykseen. Vähennysoikeutta ei ole esimerkiksi:

• Edustuskulujen ALV (50 % vähennyskelpoinen)
• Henkilöauton ALV (ei vähennyskelpoinen, pois lukien taksit ja autokoulut)

Käytä oikeaa kulutiliä

Yleisimmät kulutilit:

Tili	Käyttö
4000 Ostot	Myytävien tuotteiden ostot
5800 Toimistokulut	Toimistotarvikkeet
7100 Matkakulut	Matkaliput, hotelli
7800 Puhelinkulut	Puhelin- ja internetliittymät
8300 Vakuutukset	Yrityksen vakuutusmaksut

Säilytä tositteet

Kirjanpitolaki vaatii tositteiden säilyttämistä 6 vuotta tilikauden päättymisestä. Kirjapro säilyttää sähköiset tositteet turvallisesti pilvessä.

Seuraavaksi

• SEPA-maksut – Maksa ostolaskut
• Pankkitäsmäytys – Kohdista maksut automaattisesti
• Kirjaukset – Manuaaliset kirjaukset
• ALV-erittely – Ostojen ALV raportilla