Ostolaskujen käsittely

Ostolaskujen tehokas käsittely on yksi tärkeimmistä kirjanpidon rutiineista. Kirjapro vastaanottaa verkkolaskut Ostolaskut-sivulle; paperi- ja PDF-laskut kirjataan tositteina.

Ostolaskun vastaanotto

Verkkolaskuna

Verkkolaskujen vastaanotto on käytettävissä kaikissa paketeissa ja maksaa 0,50 euroa vastaanotetulta laskulta:

Verkkolasku saapuu automaattisesti Kirjaproon
Tiedot täytetään laskusta: toimittaja, summa, ALV, eräpäivä
Tarkista ja hyväksy

Paperi- ja PDF-laskut

Paperi- ja PDF-laskut kirjataan AI-skannerilla tai tositteena (Kirjanpito → Uusi tosite). Maksuaineistoon voi valita vain Ostolaskut-sivulle saapuneita laskuja.

Ostolaskun kirjanpitovaikutus

Ostolaskut-sivulla lasku tarkastetaan, hyväksytään ja kirjataan toiminnolla Kirjaa kuluksi. Kirjaa kuluksi -ikkuna ehdottaa maksutiliksi 2920 Pankkitili. Valitse 4130 Ostovelat, jos maksat laskun myöhemmin. Alla oleva esimerkki on kirjattu ostovelkoihin:

Tili	Debet	Kredit
Kulutili (esim. 7952 Toimistotarvikkeet)	100,00 €
ALV-saamiset (2320)	25,50 €
Ostovelat (4130)		125,50 €

Ostolaskun maksaminen

Maksa lasku maksuaineistolla tai suoraan verkkopankissa, ja liitä tiliotteen veloitus ostolaskuun täsmäytyksessä. Kaksi johdonmukaista kirjaustapaa on kuvattu SEPA-ohjeen kohdassa Maksun kirjaaminen.

Manuaalinen maksu

Jos maksat laskun suoraan verkkopankissa, liitä pankkitapahtuma ostolaskuun pankkitäsmäytyksessä toiminnolla Liitä kirjaukseen. Kirjapro ehdottaa ostolaskua, kun maksun summa ja saajan tilinumero täsmäävät.

Kirjattaessa ostolaskun maksutiliksi valitaan oletuksena Ostovelat (4130), koska lasku on yleensä vielä maksamatta. Jos lasku on jo maksettu, voit valita pankkitilin, ja pankkitapahtuma liitetään silloin suoraan ostolaskun tositteeseen.

Merkitse maksetuksi

Kun maksu liitetään ostolaskuun pankkitäsmäytyksessä ja maksut kattavat laskun koko summan, Kirjapro merkitsee laskun maksetuksi. Osamaksu vähentää laskun avointa summaa, mutta ei merkitse laskua maksetuksi.

Jos maksoit laskun muualla, esimerkiksi verkkopankissa ilman pankkitäsmäytystä, avaa lasku ja valitse Merkitse maksetuksi. Anna maksupäivä ja halutessasi lisätieto. Maksetuksi merkittyä laskua ei tarjota uuteen maksuaineistoon, ja listassa näkyy merkki Maksettu päivämäärineen. Merkinnän voi poistaa toiminnolla Poista maksettu-merkintä, kun kirjoitat syyn. Pankkitäsmäytyksestä tullut merkintä poistuu vain purkamalla täsmäytyksen.

Merkintä ei tee kirjanpitovientiä. Merkinnät tekee kirjanpitäjä tai ylläpitäjä, ja ne tallentuvat tapahtumalokiin. Maksupäivä ei voi olla tulevaisuudessa eikä suljetulla tilikaudella, eikä laskua voi merkitä maksetuksi, kun sillä on odottava maksu maksuaineistossa.

Kirjaus maksun yhteydessä

Kun lasku on kirjattu ostovelkoihin, pankkitapahtuman liittäminen ostolaskuun kirjaa maksun:

Tili	Debet	Kredit
Ostovelat (4130)	125,50 €
Pankkitili (2920)		125,50 €

Ostolaskun tila

Tila	Merkitys
Uusi	Lasku on saapunut Kirjaproon
Tarkastettu	Laskun tiedot on tarkastettu
Hyväksytty	Lasku on hyväksytty maksettavaksi, ja sen voi valita maksuaineistoon
Kirjattu	Lasku on kirjattu kirjanpitoon (Kirjaa kuluksi)
Hylätty	Lasku on hylätty, eikä sitä makseta

Maksutilanne näkyy tilan rinnalla: maksetuksi merkitty lasku saa merkin Maksettu päivämäärineen, kun se on merkitty maksetuksi käsin tai pankkitäsmäytyksessä.

Dokumenttitunnistus tekoälyllä

Yrittäjä- ja Kasvu-paketeissa voit skannata paperikuitin tai PDF-laskun tekoälyllä:

Ota kuva kuitista tai lataa PDF
Tekoäly tunnistaa dokumentin tekstisisällön ja poimii laskumaisista dokumenteista kenttiä (toimittaja, summa, ALV, päivämäärä, IBAN, viitenumero)
Tarkista tunnistetut tiedot ja luo kirjaus kirjanpitonäkymässä

Katso lisätiedot: Dokumenttitunnistus

Vinkkejä

Tarkista ALV-vähennys

Varmista, että olet oikeutettu ALV-vähennykseen. Vähennysoikeutta ei ole esimerkiksi:

Edustustarkoitukseen hankitun tavaran tai palvelun ALV (ei vähennyskelpoinen; edustusmenosta 50 % voi olla vähennyskelpoista tuloverotuksessa)
Henkilöauton ALV (ei vähennyskelpoinen, pois lukien taksit ja autokoulut)

Kirjapro kirjaa laskun bruttona ilman ALV-vähennystä, kun yritys ei ole arvonlisäverovelvollinen tai kun kulutili on sellainen, jolta arvonlisäveroa ei vähennetä lain mukaan (esimerkiksi palkat, vakuutukset, korot, poistot, verot ja edustus). Kuitista arvonlisävero vähennetään vain Suomen verokannalla ja kun kuitissa on myyjän Y-tunnus tai ALV-tunniste. Ulkomainen arvonlisävero kirjataan osaksi kulua.

Vaikka yritys ei ole arvonlisäverovelvollinen, ulkomaiselta myyjältä ostetun palvelun (toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolelta) vero on ilmoitettava ja maksettava. Lisää se Ostojen ALV -sivulla: rivi tallentuu ei-vähennettävänä, ja vero näkyy ALV-ilmoituksella maksettavana verona mutta ei vähennyksenä. Kirjaa sama vero myös tositteella (kulutili debet, ALV-velka 4210 kredit), jotta vero kuuluu kuluun ja kirjanpito täsmää ALV-raporttiin. Selvitä samalla, pitääkö yrityksen rekisteröityä arvonlisäverovelvolliseksi. Tavaroiden maahantuonnin arvonlisäveron perii tällaiselta yritykseltä Tulli. EU-tavaraostojen, rakentamispalvelujen ja metalliromun verosta kysy kirjanpitäjältä.

Käytä oikeaa kulutiliä

Yleisimmät kulutilit:

Tili	Käyttö
6010 Ostot tilikauden aikana	Myytävien tuotteiden ostot
7952 Toimistotarvikkeet	Toimistotarvikkeet
7700 Matkakulut	Työmatkojen yleinen ryhmä
7951 Puhelin- ja internet-kulut	Puhelin- ja internetliittymät
7970 Vakuutukset	Yrityksen vakuutusmaksut

Säilytä tositteet

Kirjanpitolaki vaatii tositteiden säilyttämistä vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi, ja kirjanpitojen ja tilinpäätöksen säilyttämistä vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä (KPL 2:10 §). Kirjapro säilyttää sähköiset tositteet turvallisesti pilvessä.

Seuraavaksi

SEPA-maksut – Maksa ostolaskut
Pankkitäsmäytys – Kohdista maksut automaattisesti
Kirjaukset – Manuaaliset kirjaukset
ALV-erittely – Ostojen ALV raportilla