Verkkolaskutus – Finvoice 3.0

Verkkolasku on sähköinen lasku, joka siirtyy automaattisesti lähettäjän järjestelmästä vastaanottajan järjestelmään. Kirjapro tukee Finvoice 3.0 -standardia ja välittää laskut Maventa-operaattoriverkon kautta.

Huomio

Verkkolaskutus on saatavilla kaikissa paketeissa, myös Ilmaisessa. Hinta on 0,50 € / onnistuneesti toimitettu tai vastaanotettu verkkolasku. Hintaan ei lisätä ALV:tä.

Miksi verkkolasku?

• Sähköinen toimitus, lasku siirtyy operaattoriverkon kautta ilman käsin tallentamista
• Vähemmän virheitä, ei manuaalista tietojen syöttöä
• Sujuva käsittely, vastaanottajan järjestelmä saa laskun rakenteisena
• Vähemmän käsityötä, laskun tiedot voidaan siirtää vastaanottajan käsittelyyn

Ota verkkolaskutus käyttöön

Ennen ensimmäistä lähetystä tai vastaanottoa yritys yhdistetään Maventaan:

1. Avaa Asetukset → Verkkolaskuoperaattori.
2. Tarkista yrityksen Y-tunnus, osoite, yhteyshenkilön sähköposti ja laskuilla käytettävä IBAN.
3. Lue Maventan voimassa olevat käyttöehdot, anna allekirjoittajan sähköposti ja hyväksy ehdot.
4. Valitse Aktivoi verkkolaskutus. Jos Maventa pyytää yritystunnistusta, allekirjoita sähköpostiin saapuva Visma Sign -pyyntö.
5. Odota, että asetussivu vahvistaa Maventa-yhteyden. Saapuvat aineistot voidaan nyt vastaanottaa.
6. Yrityksen omistaja valitsee samalla sivulla Ota käyttölaskutus käyttöön ja lisää maksutavan Stripeen. Verkkolaskukrediittejä ei osteta erikseen.

Varoitus

Yritystunnistus on yrityskohtainen. Keskeneräinen tunnistus ei poista laskuluonnoksia, mutta verkkolaskua ei voi lähettää ennen vahvistusta.

Peppol-verkko

Peppol on kansainvälinen sähköisten liiketoiminta-asiakirjojen verkko. Kirjapro näyttää Maventan reaaliaikaisen Peppol-tilan kohdassa Asetukset → Verkkolaskuoperaattori. Vahvistetun yrityksen omistaja tai ylläpitäjä voi aktivoida Peppol-vastaanoton siellä. Aktivointi ei muuta kotimaista verkkolaskuosoitetta. Kirjapro käsittelee Peppolin kautta tavalliset laskut ja hyvityslaskut.

Verkkolaskun lähettäminen

1. Varmista asiakkaan verkkolaskuosoite

   Hae asiakasta Y-tunnuksella lähetysvaiheessa tai varmista, että asiakkaalla on tallennettuna:

   • OVT-tunnus (esim. 003712345678)
   • Välittäjätunnus (esim. HELSFIHH)

   Lisää tiedot: Asiakkaat → valitse asiakas → Muokkaa → Verkkolaskuosoite.

2. Luo lasku normaalisti

   Täytä laskun tiedot kuten tavallisesti. Tarkista myös yksikköhintojen verollisuus ja rivien ALV-käsittelyt.

3. Lähetä verkkolaskuna

   Klikkaa Lähetä verkkolaskuna. Kirjapro:

   • Luo Finvoice 3.0 XML -sanoman
   • Tallentaa lähetetyn aineiston toimitushistoriaa varten
   • Lähettää sen Maventa-operaattoriverkon kautta
   • Maventa reitittää laskun vastaanottajan operaattorille

4. Seuraa tilaa

   Laskun tila päivittyy automaattisesti:

   • Lähetetty: Maventa on ottanut laskun käsittelyyn tai välittänyt sen eteenpäin
   • Toimitettu: Maventa on vahvistanut toimituksen vastaanottajan verkkoon
   • Virhe: toimitus epäonnistui (ks. vianetsintä)

Vinkki

Vastaanottajahaku voi täydentää osoitteen ja välittäjätunnuksen Y-tunnuksen perusteella. Tallenna vahvistettu osoite asiakkaalle seuraavia laskuja varten.

Verkkolaskujen vastaanottaminen

Saapuvat verkkolaskut tulevat automaattisesti Maventa-verkon kautta:

1. Lasku saapuu Kirjanpito → Ostolaskut -näkymään
2. Tarkista laskun tiedot ja operaattorilta saadut liitteet
3. Hyväksy lasku
4. Kirjaa hyväksytty lasku kirjanpitoon (Kirjaa kuluksi)
5. Maksa lasku tarvittaessa maksuaineistolla

Saapuvan laskun tiedot

Verkkolasku sisältää automaattisesti:

• Lähettäjän tiedot (nimi, Y-tunnus, osoite)
• Laskurivit (tuotteet, määrät, hinnat)
• ALV-erittely
• Maksutiedot (IBAN, viitenumero, eräpäivä)
• Operaattorin välittämät liitteet

Kirjapro säilyttää vastaanotetun Finvoice-aineiston ja liitteet laskun lähdeaineistona. Kirjaus tehdään yhtenä kokonaisuutena: tosite, ALV-rivit ja laskun Kirjattu-tila syntyvät yhdessä tai eivät lainkaan. Hyvityslasku kirjataan vastakkaismerkkisenä oikaisuna, ei uutena positiivisena kuluna, eikä hyvityslaskua voi lisätä maksuaineistoon.

Varoitus

Jos Finvoice-lähdeaineiston haku tai dokumenttityypin tunnistus on kesken, tai aineisto ei ole tavallinen lasku (INV01) tai hyvityslasku (INV02), laskulla näkyy Tyyppi varmistetaan. Sen voi avata ja tarkastaa, mutta sitä ei voi hyväksyä, kirjata tai maksaa ennen kuin Kirjapro on varmistanut, onko kyse laskusta vai hyvityslaskusta. Puuttuvan aineiston hakua yritetään automaattisesti; pitkittyvässä tai muun dokumenttityypin tilanteessa ota yhteyttä tukeen.

OVT-tunnus

OVT-tunnus (Organisaatioiden välinen tiedonsiirto) on yrityksesi verkkolaskuosoite.

Muoto: 0037 + Y-tunnus ilman väliviivaa

Y-tunnus	OVT-tunnus
1234567-8	003712345678
2907651-9	003729076519

Kirjapro luo OVT-tunnuksen automaattisesti Y-tunnuksen perusteella.

Tuetut operaattorit

Maventa reitittää verkkolaskut kaikkiin suomalaisiin operaattoreihin:

Operaattori	Välittäjätunnus
Maventa	003721291126
Apix	003723327487
OpusCapita	E204503
Basware	BAWCFI22
CGI	003703575029
Pagero	003723609900
TietoEVRY	003701011385

Finvoice 3.0

Kirjapro luo Finvoice 3.0 -standardin mukaisia verkkolaskuja. Standardi sisältää:

• Laskun perustiedot ja osapuolet
• Rivitiedot ja ALV-erittely
• Maksutiedot (IBAN, BIC, viitenumero)
• Liitteet (PDF-kuva laskusta)

Verottomat ja käännetyn verovelvollisuuden rivit välitetään niitä vastaavilla Finvoice-koodeilla ja laskulle tallennetulla ALV-selitteellä. Verkkolaskun lähetys vaatii yrityksen laskuille määritetyn IBAN-tilin.

Varoitus

Käännetty vero, yhteisömyynti ja vienti voivat vaatia asiakkaan Y-tunnuksen, ALV-tunnisteen, maan tai asiakirjakohtaisen vahvistuksen. Luonnoksen voi tallentaa puutteellisena, mutta verkkolaskua ei lähetetä ennen korjausta.

Hinnoittelu

Toiminto	Hinta
Onnistuneesti toimitettu verkkolasku	0,50 €
Verkkolaskun vastaanotto	0,50 €

Käyttö laskutetaan kuukausittain yrityksen omistajalta. Jos maksu epäonnistuu, lähtevät verkkolaskut toimivat vielä seitsemän päivän siirtymäajan. Saapuvat laskut vastaanotetaan ja säilytetään aina.

Vianetsintä

Lasku ei lähtenyt

1. Tarkista asiakkaan OVT-tunnus ja välittäjätunnus
2. Varmista että laskussa on kaikki pakolliset tiedot
3. Tarkista laskun tila, virheviesti kertoo syyn

Vastaanottaja ei saanut laskua

1. Tarkista laskun tila Kirjaprossa
2. Varmista vastaanottajan verkkolaskuosoite
3. Operaattoriketjun käsittelyaika vaihtelee. Seuraa Lähetetty, Toimitettu ja Virhe -tiloja laskun sivulta

Virheellinen OVT-tunnus

OVT-tunnuksen tulee olla muotoa 0037 + 8 numeroa. Tarkista Y-tunnus ja varmista, ettei siinä ole väliviivaa.

Tilailmoitusten yhteyttä korjataan

Maventa-yhteysasetuksissa näkyvä varoitus tarkoittaa, että reaaliaikaisen tilailmoituksen rekisteröintiä korjataan. Saapuvien laskujen ja toimitustilojen haku jatkuu varmistuksena. Voit käynnistää tarkistuksen heti kohdasta Asetukset → Verkkolaskuoperaattori → Tarkista tila.

Seuraavaksi

• Laskun luonti - Luo lasku
• ALV laskuilla - ALV-selitteet ja lähetysvaatimukset
• Asiakkaat - Hallitse verkkolaskuosoitteita
• Maksujen seuranta - Seuraa laskujen tilaa
• Hinnoittelu - Verkkolaskun hinnat ja paketit